Nếu như thư trúng tuyển là lá thư chúc mừng ứng viên đã được chọn vào giai đoạn tuyển dụng tiếp theo thì ngược lại thư từ chối ứng viên như một lời thông báo rằng họ không phù hợp với vị trí của công ty. Nói “không” với bất kì điều gì cũng thật khó khăn. Hãy tham khảo những cách dưới đây để ít “xát muối vào lòng” ứng viên của bạn nhé!
Bạn đang đọc: 3 Mẫu thư từ chối ứng viên khéo léo và các nguyên tắc cốt lõi cần nắm
Tại sao cần viết thư từ chối ứng viên?
Trong quy trình tuyển dụng tiêu chuẩn, bên cạnh việc thông báo ứng viên trúng tuyển, gửi thư từ chối cũng là nghiệp vụ quan trọng với các HR. Bởi dù có năng lực, kinh nghiệm ra sao, mọi ứng viên đều có quyền được thông báo, phản hồi kết quả khi đã dành thời gian cho buổi phỏng vấn. Trên thực tế, không một ứng viên nào mong muốn đi phỏng vấn và nhận sự im lặng của nhà tuyển dụng sau khi ra về.
Không những vậy, gửi thư từ chối ứng viên là cách thể hiện sự trân trọng đơn giản nhưng tạo ấn tượng tốt về doanh nghiệp cũng như chuyên viên tuyển dụng. Từ đó, họ có thể phản hồi tích cực, chia sẻ thông tin giúp công ty bạn tìm kiếm ứng viên phù hợp hơn.
Viết thư từ chối tạo điều kiện cho ứng viên học hỏi, nắm bắt được những điểm thiếu sót để tìm kiếm những cơ hội phát triển tốt hơn trong tương lai.
Với những nhà tuyển dụng tâm huyết, chia sẻ chân thật và đưa ra kinh nghiệm quý báu, ứng viên còn học được kỹ năng, thái độ sống và tác phong chuyên nghiệp cho chặng đường tìm kiếm công việc phù hợp hơn trong tương lai.
Hơn hết, soạn thư từ chối gửi ứng viên là cách doanh nghiệp tạo cơ hội mới, tiếp thêm động lực giúp họ chủ động tìm kiếm công việc mới và không phải nuối tiếc, băn khoăn vì chưa biết kết quả phỏng vấn.
>> Tham khảo thêm: Mẫu thư mời phỏng vấn qua email
4 nguyên tắc cần nắm khi gửi thư từ chối
Thư từ chối ứng viên có nhiều form, mẫu sẵn giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm nhiều thời gian trong việc gửi thư từ chối ứng viên. Tuy nhiên, việc áp dụng máy móc các mẫu thư từ chối có thể khiến ứng viên chạnh lòng và mất động lực tìm kiếm công việc. Vì vậy, ở trong cương vị chuyên viên tuyển dụng, bạn có thể viết thư từ chối ứng viên khéo léo, cảm xúc và để lại ấn tượng dựa trên 4 nguyên tắc sau:
Không từ chối ứng viên ngay sau buổi phỏng vấn
Việc gửi thư từ chối ngay sau buổi phỏng vấn có thể nhân gấp đôi “sát thương” khiến ứng viên rơi vào trạng thái buồn chán, thất vọng về bản thân. Bởi trong trường hợp này, họ cảm thấy bản thân không có năng lực cũng như không có ưu điểm nào để doanh nghiệp cân nhắc suy xét.
Vì vậy, dù ứng viên không thực sự phù hợp, hãy dành ra khoảng 1 – 2 ngày rồi mới gửi thư từ chối. Trong thư, bạn nên đưa ra một vài lý do công ty không lựa chọn ứng viên để họ không suy nghĩ và chìm sâu vào các suy nghĩ tiêu cực.
Thể hiện thái độ lịch sự, nhã nhặn
Không có cơ hội hợp tác cùng nhau không có nghĩa bạn dành những lời lẽ nặng nề, không có chừng mực cho ứng viên. Bởi phải thực sự trân trọng vị trí ứng tuyển, họ mới dành thời gian tham gia buổi phỏng vấn. Theo đó, luôn thể hiện thái độ lịch sự, nhã nhặn trong thư từ chối ứng viên là cách nhà tuyển dụng có tâm, có tầm lựa chọn.
Tuyệt đối không giữ im lặng
Sự im lặng từ nhà tuyển dụng sau các buổi phỏng vấn là điều đáng sợ nhất với mọi ứng viên. Việc nhà tuyển dụng không phản hồi kết quả vô tình đẩy họ vào tình thế “tiến thoái lưỡng nan” đợi chờ thì lo lắng trong khi tìm việc mới lại nuối tiếc.
Doanh nghiệp cần ứng viên phù hợp để phát triển, ứng viên cũng cần phản hồi để tìm kiếm cơ hội mới. Vì vậy, đừng vì lợi ích doanh nghiệp mà bỏ qua quyền lợi của ứng viên. Một bức thư từ chối không mất nhiều thời gian của bạn nhưng lại mở ra hướng đi mới cho người khác.
Trường hợp không có thời gian phản hồi do số lượng ứng tuyển quá lớn, hãy nêu rõ thông tin chỉ phản hồi khi trúng tuyển để ứng viên chuẩn bị tinh thần.
Không từ chối ứng viên qua điện thoại
Dù chuẩn bị kỹ đến đâu nhưng khi gọi điện trực tiếp, nhà tuyển dụng có thể bị chi phối, ảnh hưởng bởi cảm xúc của ứng viên. Khi đó, ít người có thể giữ được bình tĩnh và trình bày đủ thông tin cần thiết. Vì vậy, viết thư từ chối vẫn là cách làm tốt hơn khi bạn có thời gian để chuẩn bị nội dung, trau chuốt câu từ và truyền tải đến ứng viên một cách nhẹ nhàng, thân thiện nhất.
>> Tham khảo thêm: Mẫu thư mời làm việc thu hút ứng viên
Tìm hiểu thêm: Dự án là gì? Tìm hiểu đặc điểm và các loại dự án
Các bước để viết một bức thư từ chối ứng viên ít “đau thương”
Thông tin cá nhân của ứng viên
Trong lời chào đầu thư, hãy nhắc lại tên của ứng viên và vị trí mà họ ứng tuyển. Điều này ngoài việc thể hiện sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc còn thể hiện rằng bên tuyển dụng đã dành thời gian để quan sát , đánh giá kỹ càng và đưa ra quyết định đúng đắn.
Cảm ơn
Một câu cảm ơn trong trường hợp này là một yếu tố rất quan trọng. Tuy không có duyên trong đợt tuyển dụng này, nhưng dù sao đi chăng nữa, ứng viên cũng đã dành thời gian tìm hiểu và lựa chọn công ty của bạn.
Không chỉ là phép lịch sự, lời cảm ơn còn thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với cố gắng của các ứng viên. Điều này cũng thể hiện sự chuyên nghiệp trong quá trình tuyển dụng của công ty. Thêm vào đó, ứng viên sẽ có một cái nhìn thiện cảm mặc dù bị từ chối.
Dành cho ứng viên những lời khen ngợi
Lời khen ngợi trong trường hợp này tưởng không cần mà cần không tưởng. Ai cũng đều chuẩn bị rất kỹ những điểm mạnh của bản thân khi tham gia ứng tuyển, vì vậy hãy công nhận và giành lời khen cho những kỹ năng hoặc những trải nghiệm của họ. Bạn có thể giúp ứng viên xác định rõ được những giá trị bản thân đang có hay tìm được một vị trí phù hợp hơn để ứng tuyển.
Phản hồi
Bạn sẽ cho ứng viên biết kết quả “trúng hay rớt” ở phần này. Thay vì nói “bạn bị loại ở vòng này” nhà tuyển dụng nên sử dụng một cách nhẹ nhàng hơn “chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng chúng tôi đã tìm được ứng viên phù hợp cho công việc này“.
Bạn hãy giải thích đơn giản, ngắn gọn, cụ thể và hợp lý tại sao ứng viên phải dừng chân ở vòng này. Lý do không nên mang tính chê bai năng lực, kỹ năng hay chuyên môn. Hãy đưa ra những ý kiến theo chiều hướng đóng góp, xây dựng mang lại cái nhìn tích cực của việc “từ chối”. Điều đó giúp ứng viên có thêm định hướng để phát triển, hoàn thiện bản thân và phần nào giảm bớt nỗi buồn.
Mời ứng tuyển lại
Song hành cùng việc từ chối bạn có thể tạo một cái kết mở cho “bộ phim tuyển dụng” này. Nếu cảm thấy ứng viên phù hợp với một trống khác của công ty, bạn có thể đề cập đến vấn đề này để ứng viên tìm hiểu và xem xét. Hiện tại ứng viên không phù hợp với vị trí trống nhưng trong tương lai biết đâu công ty lại có vị trí phù hợp. Trong trường hợp ứng viên phù hợp với văn phong của công ty, nhà tuyển dụng có thể hẹn ứng viên trong lần tuyển dụng sau. Hãy nói với ứng viên rằng phòng nhân sự sẽ lưu lại hồ sơ và “nếu trong tương lai có công việc phù hợp, hy vọng bạn không phiền khi công ty liên lạc lại”.
Cách này vừa mở ra một cách cửa mới cho ứng viên, vừa có nguồn nhân lực dự phòng cho nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, nếu ứng viên không phù hợp, ban tuyển dụng có thể bỏ qua phần này.
Gửi lời chúc
Một mở đầu tốt luôn cần đi kèm một lời chào đẹp phải không nào? Cuối cùng, sau khi đưa ra cuối định từ chối và đóng góp cho ứng viên một vài ý kiến tích cực, hãy gửi tới ứng viên một lời chúc trong con đường sự nghiệp sắp tới.
>>>>>Xem thêm: Tổng hợp các KPI cho vị trí Trưởng phòng Hành chính nhân sự
3 mẫu thư từ chối ứng viên ai nhận cũng hài lòng
Nắm được các yếu tố quan trọng tạo nên thư từ chối ứng viên, bạn có thể bắt tay ngay vào thực hiện với những mẫu của riêng mình. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo 3 mẫu thư từ chối ứng viên hay được chúng tôi chuẩn bị trong từng trường hợp cụ thể dưới đây trước khi bắt đầu.
Trường hợp các ứng viên không được chọn để phỏng vấn
Thông thường, rất ít doanh nghiệp từ chối ứng viên có CV không phù hợp để phỏng vấn. Bởi họ cho rằng việc viết thư từ chối trong trường hợp này là không cần thiết. Tuy vậy, đây là việc làm không mất nhiều thời gian, thể hiện được pháp lịch sự và giúp ứng viên chủ động tìm kiếm cơ hội mới.
| THƯ CẢM ƠN
Thân gửi: … (tên ứng viên), Chúng tôi thuộc bộ phận nhân sự thuộc công ty… đã nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn. Trước hết, chúng tôi chân thành cảm ơn bạn vì sự quan tâm của bạn đối với vị trí… của công ty chúng tôi. Chúng tôi đánh giá cao những kiến thức và kinh nghiệm bạn đã tích lũy được trong các vị trí công việc trước đây. Tuy nhiên, sau khi xem xét các hồ sơ, chúng tôi nhận thấy bạn chưa thực sự phù hợp để tiếp tục với vòng phỏng vấn tiếp theo.. Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc sau đó và hy vọng sẽ có cơ hội được hợp tác với bạn trong tương lai. Trân trọng, Ký tên (Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng) |
Trường hợp ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn
Quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước như chọn lọc CV, xem xét hồ sơ, phỏng vấn lần 1, thực hiện bài test vòng 1, phỏng vấn vòng 2,… Trường hợp ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng trong quy trình tuyển dụng, doanh nghiệp nên gửi thư từ chối để động viên những nỗ lực họ đã bỏ ra.
| THƯ CẢM ƠN THAM GIA PHỎNG VẤN
Thân gửi/ Mến gửi: … (tên ứng viên), Chúng tôi cảm ơn và ghi nhận những nỗ lực, cố gắng của bạn giúp buổi phỏng vấn thành công tốt đẹp. Sự nhiệt huyết, đam mê và quyết tâm là những gì đội ngũ công ty nhận thấy và đánh giá cao ở bạn. Nhưng trong toàn bộ quá trình tuyển chọn, chúng tôi nhận thấy tiềm năng và sự phù hợp của các ứng viên khác. Vì vậy, rất tiếc vì bạn và … (tên công ty) không có cơ hội hợp tác với vị trí… Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn để có thể tiếp tục liên hệ lại với bạn nếu công ty có nhu cầu tuyển dụng mới và phù hợp trong thời gian tới. Trân thành cảm ơn và chúc bạn luôn gặp nhiều may mắn và thành công trong tương lai. Trân trọng, Ký tên (Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng) |
Trường hợp ứng viên có khả năng được chọn nhưng không nằm trong danh sách trúng tuyển
Đây là trường hợp đặc biệt gây nhiều tiếc nuối cho nhà tuyển dụng. Bởi có quá nhiều ứng viên tiềm năng tham gia ứng tuyển cho cùng một vị trí. Vì vậy, doanh nghiệp buộc phải loại đi những ứng viên có khả năng. Với tính chất đặc biệt, thư từ chối ứng viên này cần được trình bày tâm huyết kèm theo mong muốn kết nối, liên hệ khi có vị trí công việc phù hợp trong tương lai.
| THƯ CẢM ƠN ỨNG VIÊN …
… (tên ứng viên) thân mến! Trước tiên, chúng tôi xin cảm ơn bạn vì đã đồng hành cùng Công ty trong suốt quy trình tuyển dụng và hàng loạt vòng phỏng vấn phía sau. Chúng tôi trân trọng và thực sự đánh giá cao những thành tích, kinh nghiệm bạn đạt được ở độ tuổi tương đối trẻ. Bạn cũng là một trong những ứng viên được chúng tôi kỳ vọng và mong muốn hợp tác, đồng hành trong những dự án mới trong tương lai. Đây là điều không dễ dàng nhưng sau khi cân nhắc, thảo luận kỹ càng, chúng tôi buộc phải đưa ra quyết định “Hẹn gặp lại bạn trong tương lai gần”. Đừng quá lo lắng bởi khi cánh cửa này đóng lại, sẽ có những cánh cửa, hy vọng mới mở ra. Chúng tôi tin với khả năng, kiến thức và kinh nghiệm của bạn, tất cả mọi thứ mới chỉ là khởi đầu cho hành trình hứa hẹn phía trước. Một lần nữa xin cám ơn những ý kiến của bạn đối với doanh nghiệp chúng tôi. Và hãy giữ liên hệ với chúng tôi vì trong tương lai, chúng tôi vẫn còn có nhu cầu tuyển dụng trở lại. Nếu có vấn đề gì thắc mắc bạn liên hệ với chúng tôi qua số… Chúc bạn vững bước trên con đường mình đã chọn! Trân trọng, Ký tên (Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng) |
Hy vọng các thông tin chia sẻ về thư từ chối ứng viên trong bài viết có thể hữu ích với bạn. Là nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, bạn hãy lưu ý đến vấn đề này để vừa xây dựng hình ảnh đẹp cho doanh nghiệp, vừa thực hiện đúng nghiệp vụ HR cũng như mở ra những cơ hội mới cho ứng viên.
