Báo cáo tuyển dụng nhân sự nói chung và bảng báo cáo tuyển dụng theo tháng nói riêng là công cụ quan trọng giúp đánh giá và cải thiện hiệu quả quá trình tìm kiếm nhân tài của tổ chức. Với thông tin chi tiết về số lượng ứng viên, kênh đăng tuyển, chi phí,… tài liệu này giúp nhà quản lý và HR đưa ra phương án tuyển dụng tốt hơn cho tương lai.
Bạn đang đọc: Mẫu bảng báo cáo tuyển dụng theo tháng mới nhất – Tải file miễn phí
1. Báo cáo tuyển dụng nhân sự là gì? Bảng báo cáo tuyển dụng theo tháng là gì?
1.1. Báo cáo tuyển dụng nhân sự là gì?
Báo cáo tuyển dụng nhân sự là một tài liệu tổng hợp thông tin về quá trình tuyển dụng nhân sự trong một tổ chức. Báo cáo này thường được chuẩn bị bởi bộ phận nhân sự hoặc người phụ trách tuyển dụng và được trình bày cho các bên liên quan, chẳng hạn như quản lý cấp cao, ban lãnh đạo, hoặc bộ phận tài chính.
1.2. Bảng báo cáo tuyển dụng theo tháng là gì?
Bảng báo cáo tuyển dụng theo tháng là một loại báo cáo tổng hợp thông tin về quá trình tuyển dụng của một tổ chức trong mỗi tháng. Thông qua báo cáo tuyển dụng nhân sự theo tháng, nhà quản lý và HR có thể phân tích tình hình thị trường tuyển dụng trong một khoảng thời gian nhất định. Từ đó đưa ra các quyết định để tối ưu hóa quá trình tuyển dụng và đáp ứng nhu cầu nhân sự của tổ chức.
TẢI MIỄN PHÍ BẢNG BÁO CÁO TUYỂN DỤNG THEO THÁNG
2. Tại sao cần có báo cáo tuyển dụng nhân sự?
Báo cáo tuyển dụng nhân sự nói chung và bảng báo cáo tuyển dụng theo tháng nói riêng mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho bộ phận nhân sự (HR) và nhà quản lý.
Đối với HR, tài liệu này cung cấp thông tin chi tiết về quá trình tuyển dụng, giúp họ nắm bắt tình hình tuyển dụng hiện tại của tổ chức. Bên cạnh đó, thông qua các số liệu trong báo cáo, HR có thể nhìn nhận những điểm cần phát huy và những điểm cần thay đổi để cải thiện hiệu quả tuyển dụng trong thời gian tới.
Với nhà quản lý, báo cáo tuyển dụng cung cấp thông tin cần thiết để đưa ra quyết định chiến lược về nguồn lực nhân sự. Nhà quản lý có thể dựa vào báo cáo để xác định số lượng nhân sự cần tuyển, hoặc điều chỉnh phân bổ nguồn lực theo nhu cầu. Báo cáo cũng giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả của kênh tuyển dụng và chi phí liên quan. Điều này giúp họ xác định các phương pháp tuyển dụng hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình làm việc.
3. Nội dung cần có trong bảng báo cáo tuyển dụng theo tháng
Dưới đây là một phần nội dung cần có trong bảng báo cáo tuyển dụng nhân sự theo tháng:
3.1. Tổng quát tình hình tuyển dụng trong tháng
Trong phần này, người làm báo cáo cần trình bày một cách tổng quan về tình hình tuyển dụng nhân sự, bao gồm số liệu thống kê về số lượng ứng viên đã ứng tuyển, số lượng ứng viên trúng tuyển và tiến độ tuyển dụng so với kế hoạch ban đầu.
3.2. Thời gian tuyển dụng
Tại đây, người làm báo cáo cần đưa ra thông tin về thời gian tuyển dụng. Thời gian tuyển dụng được tính từ khi đăng tải thông tin tuyển dụng lên các kênh truyền thông cho đến khi lựa chọn được nhân sự thích hợp. Nó bao gồm cả thời gian tiếp nhận hồ sơ, phỏng vấn và quá trình đánh giá ứng viên.
3.3. Kênh tuyển dụng
Tìm hiểu thêm: Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì? Quy trình giải quyết vấn đề ra sao?
Người làm báo cáo tuyển dụng nói chung và bảng báo cáo tuyển dụng theo tháng nói riêng cần liệt kê các kênh tuyển dụng đã sử dụng. Các kênh tuyển dụng có thể bao gồm:
- Trang web đăng tin tuyển dụng (chẳng hạn như Blogvieclam.edu.vn.vn);
- Mạng xã hội (Facebook, Tiktok,…);
- LinkedIn;
- Headhunter;
- Trung tâm việc làm;…
Bạn nên phân tích chi phí, tổng số CV nhận được, số lượng CV phù hợp,… của từng kênh để đưa ra đánh giá về hiệu quả của các kênh tuyển dụng.
3.4. Tỷ lệ ứng viên
Báo cáo cần bao gồm thông tin về tỷ lệ ứng viên đã nộp CV so với số lượng nhân sự cần tuyển dụng, tỷ lệ ứng viên đã qua vòng duyệt CV, tỷ lệ ứng viên vượt qua vòng phỏng vấn và tỷ lệ ứng viên trở thành nhân viên chính thức.
Thông tin này giúp HR và nhà quản lý đánh giá được mức độ cạnh tranh trong quá trình tuyển dụng và chất lượng ứng viên.
3.5. Chi phí tuyển dụng
Bảng báo cáo tuyển dụng theo tháng nên cung cấp thông tin về chi phí liên quan đến quá trình tuyển dụng. Nó bao gồm chi phí đăng tin, chi phí chạy Ads, hoa hồng cho công ty môi giới,…
Thông tin này giúp đánh giá hiệu quả về mặt tài chính và giúp HR tìm kiếm cách tiết kiệm chi phí trong tuyển dụng.
3.6. Đánh giá hiệu quả tuyển dụng
Khi làm báo cáo tuyển dụng, bạn nên đưa ra đánh giá về hiệu quả của quá trình tuyển dụng, bằng cách so sánh kỳ vọng và kết quả thực tế. Điều này giúp bạn nhìn nhận các điểm mạnh, điểm cần cải thiện trong quá trình tuyển dụng nhân sự và đưa ra các phương án phù hợp giúp cải thiện hiệu quả tuyển dụng trong tương lai.
3.7. Đề xuất phương án tuyển dụng cho thời gian tới
Dựa trên phân tích tình hình tuyển dụng và đánh giá hiệu quả, người làm báo cáo cần đề xuất phương án tuyển dụng cho thời gian tới. Đề xuất này có thể bao gồm số lượng vị trí cần tuyển dụng, các kênh tuyển dụng phù hợp, các biện pháp nâng cao hiệu quả tuyển dụng,…
3.8. Tóm tắt và kết luận
Bảng báo cáo tuyển dụng theo tháng nên có một phần tóm tắt và kết luận. Nội dung này nêu rõ những điểm chính về tình hình tuyển dụng, hiệu quả và các đề xuất cần được thực hiện.
4. Các loại báo cáo tuyển dụng nhân sự bạn nên biết
4.1. Báo cáo tuyển dụng nhân sự theo thời gian
Báo cáo này tập trung vào việc theo dõi và phân tích quá trình tuyển dụng trong một thời gian cụ thể. Dựa trên thông tin trong báo cáo, HR và nhà quản lý có thể đưa ra đề xuất phương án phù hợp giúp gia tăng hiệu quả tuyển dụng trong giai đoạn sau.
Báo cáo tuyển dụng theo thời gian gồm nhiều loại:
- Báo cáo theo tuần: Báo cáo theo dõi hoạt động tuyển dụng trong từng tuần.
- Bảng báo cáo tuyển dụng theo tháng: Tổng hợp từ báo cáo hàng tuần.
- Báo cáo theo quý (3 tháng): Tổng hợp từ báo cáo hàng tháng.
- Báo cáo theo năm (12 tháng): Tổng hợp từ báo cáo hàng quý.
4.2. Báo cáo tình hình tuyển dụng theo vị trí chức vụ
Báo cáo này tập trung vào việc phân tích tình hình tuyển dụng theo từng vị trí chức vụ cụ thể trong tổ chức.
Mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng theo vị trí chức vụ được chia làm 2 loại nhỏ hơn:
- Báo cáo tuyển dụng theo phòng ban như Marketing, Nhân sự, Kế toán, Kinh doanh,…
- Theo chức vụ như thực tập sinh, nhân viên part-time, nhân viên full-time, quản lý,…
4.3. Báo cáo hoạt động tuyển dụng theo mục đích
Báo cáo này tập trung vào mục đích của việc tuyển dụng nhân sự, chẳng hạn như:
- Tuyển dụng để thay thế nhân viên nghỉ việc;
- Tuyển dụng để mở rộng quy mô kinh doanh;
- Tuyển dụng nhân sự cho dự án đặc biệt;…
Báo cáo giúp đánh giá mức độ đáp ứng mục tiêu tuyển dụng và đảm bảo rằng các hoạt động tuyển dụng được thực hiện theo đúng mục đích, cũng như kế hoạch của tổ chức.
5. Hướng dẫn viết báo cáo tuyển dụng nhân sự chi tiết
5.1. Tổng quan tình hình tuyển dụng
Trong bước này, bạn cần trình bày thông tin tổng quan về tình hình tuyển dụng, bao gồm các số liệu thống kê cụ thể như số lượng ứng viên đăng ký, số lượng ứng viên đạt yêu cầu, số lượng ứng viên đã được phỏng vấn và số lượng ứng viên đã được chấp nhận.
Khi làm bảng báo cáo tuyển dụng theo tháng,bạn nên đưa ra các con số, biểu đồ hoặc bảng biểu để thể hiện tình hình tuyển dụng một cách trực quan.
5.2. Phân tích hiệu quả tuyển dụng từ các kênh
Khi viết báo cáo tuyển dụng, bạn cần phân tích và so sánh số lượng ứng viên có được từ mỗi kênh, đánh giá chất lượng và độ phù hợp của ứng viên từ từng kênh. Sau đó, bạn hãy đưa ra đánh giá về hiệu quả của từng kênh tuyển dụng và đề xuất các phương án điều chỉnh hoặc tối ưu hóa kênh tuyển dụng để nâng cao hiệu quả.
5.3. Xác định tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu
Tiếp đến, bạn hãy trình bày thông tin về số lượng ứng viên đã được tuyển dụng so với tổng số ứng viên nộp đơn và đánh giá sự phù hợp của ứng viên đạt yêu cầu công việc. Tỷ lệ này cho phép đánh giá chất lượng tuyển dụng và giúp HR đề xuất các biện pháp lựa chọn ứng viên phù hợp hơn.
5.4. Xác định thời gian tuyển dụng
Khi làm báo cáo tuyển dụng nói chung và bảng báo cáo tuyển dụng theo tháng nói riêng, bạn cũng cần đưa ra thông tin về thời gian tuyển dụng trung bình cho từng vị trí công việc. Bạn hãy tính thời gian từ khi đăng tin đến khi tuyển dụng thành công và đề xuất các biện pháp để rút ngắn thời gian tuyển dụng.
6. Lưu ý khi làm báo cáo tuyển dụng nhân sự
>>>>>Xem thêm: Tuyệt chiêu sắp xếp công việc hiệu quả, dễ áp dụng nhất
Khi làm báo cáo tuyển dụng nhân sự, có một số điều mà bạn cần lưu ý như sau:
- Xác định mục tiêu: Đầu tiên, trước khi bắt tay vào làm báo cáo tuyển dụng nói chung và bảng báo cáo tuyển dụng theo tháng nói riêng, bạn cần xác định mục tiêu của báo cáo tuyển dụng nhân sự. Mục tiêu của báo cáo có thể là đánh giá hiệu quả của các hoạt động tuyển dụng, đề xuất phương án tuyển dụng mới, hoặc cung cấp thông tin chi tiết về quy trình tuyển dụng.
- Thu thập dữ liệu: Bạn cần thu thập thông tin chi tiết và chính xác về quá trình tuyển dụng. Những thông tin này bao gồm số lượng ứng viên, kênh tuyển dụng, kết quả phỏng vấn, thời gian tuyển dụng, chi phí tuyển dụng,…
- Phân tích dữ liệu: Bạn hãy tiến hành phân tích dữ liệu thu thập được để hiểu rõ hơn về hiệu quả tuyển dụng.
- Trình bày thông tin: Thông tin trong báo cáo tuyển dụng cần được trình bày một cách rõ ràng và cô đọng. Bạn hãy sắp xếp thông tin theo thứ tự logic và sử dụng đồ họa, biểu đồ và bảng để minh họa dữ liệu.
- Đưa ra nhận định và đề xuất: Dựa trên phân tích dữ liệu, bạn hãy đưa ra nhận định về tình hình tuyển dụng và đề xuất các biện pháp giúp tối ưu quy trình tuyển dụng.
- Liên tục cập nhật và theo dõi: Báo cáo tuyển dụng nhân sự là một công cụ để theo dõi và đánh giá quá trình tuyển dụng. Vì vậy, bạn cần đảm bảo rằng báo cáo được cập nhật định kỳ để có thể theo dõi sự thay đổi của tình hình tuyển dụng.
- Trình bày thông tin một cách chính xác: Báo cáo tuyển dụng nhân sự nên được trình bày một cách trung thực. Bạn hãy đảm bảo rằng dữ liệu và thông tin được cung cấp một cách rõ ràng, không bị ảnh hưởng bởi những yếu tố khác.
Bảng báo cáo tuyển dụng theo tháng là một công cụ quan trọng để đo lường và đánh giá hiệu quả tuyển dụng. Từ việc phân tích các kênh tuyển dụng cho đến việc đánh giá tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu và xác định thời gian tuyển dụng, báo cáo này cung cấp thông tin cần thiết để quản lý và HR đưa ra quyết định chính xác giúp tối ưu quy trình tuyển dụng trong tương lai.
