Xây dựng hệ thống thông tin nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động trơn tru, mượt mà. Từ đó hình thành môi trường thuận lợi để đội ngũ nhân viên phát huy tối đa năng lực của bản thân. Vậy hệ thống thông tin nhân sự là gì? Tìm hiểu ngay khái niệm, vai trò và các chức năng cơ bản qua bài viết dưới đây!
Bạn đang đọc: Hệ thống thông tin nhân sự: Quản lý nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp
1. Hệ thống thông tin nhân sự là gì?
Trước khi nghiên cứu về hệ thống thông tin nhân sự và tầm quan trọng của nó, hãy cùng Blogvieclam.edu.vn tìm hiểu nhân sự là gì.
Nhân sự là nguồn lực quan trọng nhất của một tổ chức. Họ vừa trực tiếp thực hiện các công việc không thể tự động hoá (xử lý sự cố, chăm sóc khách hàng, lái xe, bảo vệ,…), vừa là nguồn lực tri thức có vai trò điều khiển các loại nguồn lực khác (vận hành máy, lập trình, hoạch định công việc,…).
Hệ thống thông tin nhân sự là hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, tâm lực và thể lực của từng con người trong một tập thể. Hệ thống này gắn liền với các phân hệ thông tin khác của tổ chức như hệ thống thông tin kế toán tài chính, hệ thống thông tin sản xuất và hệ thống thông tin Marketing.
2. Tại sao cần hệ thống thông tin nhân sự?
Vấn đề về nhân lực đóng vai trò quan trọng cho sự bền vững kinh doanh của doanh nghiệp. Triển khai hệ thống thông tin nhân sự vì vậy mà trở thành hướng phát triển tất yếu.
Dưới đây là những lợi ích mà hệ thống này mang đến cho doanh nghiệp:
2.1 Xây dựng, đánh giá và duy trì nguồn nhân lực
Triển khai hệ thống thông tin nhân sự giúp doanh nghiệp thu hút, xây dựng và phát triển nguồn nhân lực. Đặc biệt, hệ thống còn hỗ trợ trong việc đánh giá và đảm bảo nguồn nhân lực hoạt động hiệu quả trong quá trình xây dựng, phát triển của tổ chức. Các nhu cầu về chất lượng và số lượng nhân lực cũng được hệ thống hỗ trợ tối đa.
2.2 Tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp
Công tác quản trị nhân sự được phát huy và cải thiện hơn khi doanh nghiệp có hệ thống thông tin nhân sự tốt. Từ đó khơi gợi động lực làm việc nơi đội ngũ nhân lực, họ làm việc chăm chỉ, nhiệt huyết và có xu hướng gắn bó lâu dài với doanh nghiệp hơn. Đây là yếu tố then chốt giúp hoạt động sản xuất – kinh doanh trở nên suôn sẻ và ổn định, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường cho doanh nghiệp.
2.3 Đảm bảo tính an ninh và bảo mật
So với việc lưu trữ bằng giấy tờ, những thông tin của nhân viên, tổ chức được lưu trữ thống nhất thông qua hệ thống thông tin nhân sự được đảm bảo an ninh vững chắc, tránh khỏi sự truy cập trái phép của người không có quyền hoặc những người bên ngoài doanh nghiệp.
3. Các chức năng của hệ thống thông tin nhân sự
Tìm hiểu thêm: Vị trí lễ tân sự kiện là gì? Đây có phải nghề “làm dâu trăm họ”?
Có thể nói, chức năng mà hệ thống thông tin nhân sự mang lại là thật sự cần thiết để doanh nghiệp phát triển toàn diện và bền vững. Sau đây là các chức năng cụ thể:
- Lựa chọn ứng viên phù hợp với doanh nghiệp.
- Phân tích, đánh giá chất lượng ứng viên và nhân sự một cách có tổ chức.
- Thực hiện luân chuyển nhân sự trong doanh nghiệp khi cần thiết hoặc phát sinh nhu cầu.
- Quản lý các phúc lợi và đãi ngộ của nhân sự.
- Đưa ra các cảnh báo cho bộ phận quản lý theo như yêu cầu của phía cấp trên.
- Xây dựng các kế hoạch ngắn – trung – dài hạn về nhu cầu của hệ thống nguồn nhân lực.
- Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự một cách có hiệu quả.
- Hỗ trợ doanh nghiệp phát hiện những rủi ro tiềm ẩn và có những biện pháp khắc phục nhanh chóng.
4. Một số phần mềm hỗ trợ hệ thống thông tin nhân sự
Rất nhiều phần mềm đã được thương mại hoá dùng cho hoạt động quản trị nhân sự. Các phần mềm này được chia làm hai loại: phần mềm chung và phần mềm chuyên dụng được phát triển để phục vụ nhu cầu quản trị nhân lực.
4.1 Các phần mềm chung
Đây là những phần mềm vẫn được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực chức năng khác như: phần mềm quản trị CSDL, phần mềm bảng tính và phần mềm thống kê.
Hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu
Với hệ quản trị cơ sở dữ liệu, người dùng dễ dàng tiến hành lập các tệp dữ liệu về mô tả công việc, mô tả vị trí làm việc, năng lực, ứng viên,… Các nhà quản lý nhanh chóng tiến hành phân tích: What – If cho mục tiêu lập kế hoạch chiến lược và hoạt động của tổ chức.
Các cơ sở dữ liệu trực tuyến
Các cơ sở dữ liệu trực tuyến có thể cung cấp cho các nhà kế hoạch hoá nguồn nhân lực các thông tin về xu hướng kinh tế, các thống kê về lao động, mức lương của các đối thủ cạnh tranh, kinh nghiệm và kỹ năng nghề nghiệp của nhân công lao động, các quy định của Chính phủ về người lao động…
Phần mềm biểu diễn bảng tính
Các nhà quản trị có thể lập ngân sách chung, ngân sách dự án nguồn nhân lực hoặc đánh giá dữ liệu về các vấn đề nhân lực bằng cách sử dụng phần mềm bảng tính.
Nhờ phần mềm biểu diễn bảng tính, họ cũng dễ dàng tiến hành thiết lập các bảng biểu thống kê số lượng và tỷ lệ lao động ở mọi lĩnh vực thuộc nhiều ngành nghề khác nhau, thống kê tai nạn, bệnh tật, tử vong hay tỷ lệ nhân sự theo các nhóm tuổi,…
>>>>>Xem thêm: Mô tả công việc trưởng phòng kỹ thuật
Phần mềm thống kê
Khách hàng có thể sử dụng phần mềm thống kê cho nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như:
- Phân tích cơ cấu đội ngũ lao động theo đội tuổi và trình độ, số lượng phòng ban/bộ phận và nhân viên hiện đang làm việc, xác định tình trạng thiếu người ở từng vị trí công việc,.. từ đó nhanh chóng lập kế hoạch để tuyển bổ sung nhân sự lấp đầy khoảng trống.
- Xác định tỷ lệ giữa các nhóm ngành với tai nạn lao động, bệnh tật. Từ đó, bộ phận quản trị nhân sự có thể tìm ra được nhóm ngành có tỷ lệ tai nạn và bệnh tật cao, nhóm nào cao bất thường.
- Xác định chi phí bảo hiểm và các khoản trợ cấp khác cho các năm tới nhằm dự báo chi phí lương trong tương lai của doanh nghiệp.
4.2 Các phần mềm chuyên dụng
Có hai nhóm phần mềm được thiết kế chuyên biệt cho chức năng quản trị nhân lực là:
Phần mềm quản lý thông tin nhân sự thông minh
Ở loại phần mềm này, các tệp quản lý nhân sự được xây dựng theo dạng tích hợp và quản trị hợp nhất bởi phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu. Từ đó, các chương trình ứng dụng có thể cung cấp báo cáo từ một hay nhiều tệp có sẵn trên hệ thống.
Phần mềm quản lý thông tin nhân sự với chức năng hữu hạn
Phần mềm thông tin nhân lực chức năng hữu hạn cho phép quản lý nhân sự tự động hoá một hay vài hoạt động về nhân lực một cách nhanh chóng và dễ dàng. Ví dụ như Phần mềm đào tạo được sử dụng để đào tạo trực tuyến các nhân viên, như đào tạo quản lý, đào tạo bán hàng, đào tạo máy vi tính hay đào tạo soạn thảo văn bản. Trong chương trình đào tạo có sử dụng các phần mềm và phần cứng đa phương tiện.
Với những chia sẻ trên, Blogvieclam.edu.vn hy vọng sẽ giúp bạn xây dựng hệ thống thông tin nhân sự chặt chẽ và đem lại lợi nhuận lớn hơn cho doanh nghiệp mình!
