Thị trường bất động sản tại Việt Nam có dấu hiệu tăng trưởng mạnh mẽ trở lại với sự xuất hiện của hàng loạt dự án bất động sản như chung cư, khu nghỉ dưỡng,… khiến cho nhu cầu sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà tăng cao. Vậy quản lý tòa nhà là gì? Quy trình quản lý ra sao? Cùng JobsGo đi tìm hiểu ngay nào!
Bạn đang đọc: Quản Lý Tòa Nhà Là Gì? Quy Trình Quản Lý Tòa Nhà Mới Nhất 2024
1. Quản Lý Tòa Nhà Là Gì?
Quản lý tòa nhà là một dịch vụ nhằm đảm bảo cho các hoạt động của tòa nhà diễn ra an toàn, chất lượng tốt.
- Đảm bảo trật tự, an ninh.
- Dịch vụ vệ sinh.
- Quản lý, chăm sóc khách hàng, đối nội, đối ngoại, nhân sự, giám sát hoạt động.
- Bảo trì tòa nhà, vận hành, ngăn ngừa các sự cố của tòa nhà.
- Hoạt động Marketing.
- …
2. Mục Đích Quản Lý Tòa Nhà
Hiện nay, quản lý tòa nhà đang là một trong những dịch vụ được ưu tiên sử dụng bởi những lý do cụ thể như:
2.1. Đảm Bảo An Toàn
Công ty quản lý tòa nhà uy tín chinh phục khách hàng bởi quy trình làm việc bài bản, chuyên nghiệp cùng đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm. Nhờ vậy, an toàn tòa nhà luôn được đảm bảo ở mức độ cao nhất và mọi sự cố đều được khắc phục nhanh chóng, kịp thời.
2.2. Phòng Tránh Rủi Ro
Với dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, những nguy cơ tiềm ẩn sẽ được kiểm soát chặt chẽ thông qua các đợt kiểm tra định kỳ, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho người và tài sản trong tòa nhà.
2.3. Nâng Cao Giá Trị Cho Tòa Nhà
Dịch vụ quản lý tòa nhà uy tín mang đến giải pháp toàn diện, đảm bảo an ninh tuyệt đối và gia tăng tính chuyên nghiệp cho tòa nhà. Nhờ vậy, giá trị của tòa nhà được nâng tầm, thu hút khách hàng tiềm năng và góp phần gia tăng lợi nhuận cho chủ đầu tư.
3. Dịch Vụ Quản Lý Tòa Nhà Gồm Những Gì?
Quản lý tòa nhà thường gồm 6 dịch vụ là:
3.1. Dịch Vụ Vệ Sinh
Đây là vấn đề luôn được người dân, khách hàng quan tâm, chú ý khi tìm hiểu về một tòa nhà. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh, bộ mặt của cả dự án. Chính vì vậy, dịch vụ vệ sinh sẽ luôn phải được đảm bảo tốt nhất, góp phần nâng cao giá trị của tòa nhà.
Ban quản lý tòa nhà sẽ phải thuê đơn vị nhà thầu vệ sinh uy tín, chuyên nghiệp, có sự sắp xếp nhân sự phù hợp, đảm bảo công tác giữ gìn vệ sinh. Toàn bộ các công việc này cần thực hiện thường xuyên.
3.2. Dịch Vụ Quản Lý Tài Chính
Để tòa nhà được vận hành tốt, công tác quản lý diễn ra hiệu quả thì sẽ cần có một khoản chi phí nhất định. Khi đó, ban quản lý sẽ tiến hành thống kê chi tiêu cho các dịch vụ như tiền điện, nước, mạng, tiền thuê các đơn vị nhà thầu,…
Bên cạnh đó, ban quản lý cũng phải công khai minh bạch các khoản thu, chi tới dân cứ, lập báo cáo gửi nhà đầu tư,… để họ có điều chỉnh phù hợp.
Tìm hiểu thêm: Cách in 2 mặt trong excel đơn giản nhất và cực chi tiết
3.3. Dịch Vụ An Ninh
Dịch vụ an ninh sẽ bao gồm những công việc như giám sát người ra – vào tòa nhà, quản lý bãi đỗ xe, giải quyết mâu thuẫn xảy ra trong phạm vi tòa nhà,… Hiện nay, khi công nghệ phát triển, nhiệm vụ an ninh hầu hết được thực hiện bởi hệ thống camera và kỹ thuật tiên tiến.
3.4 Dịch Vụ Quản Lý Vận Hành, Bảo Trì Kỹ Thuật
Để tòa nhà được vận hành một cách ổn định, công tác bảo trì sẽ phải duy trì, thực hiện thường xuyên. Ban quản lý tòa nhà luôn phải theo dõi, điều khiển mọi hệ thống kỹ thuật, làm sao cho các thiết bị hoạt động chính xác, xử lý kịp thời các vấn đề hư hỏng.
Những hệ thống cần bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên gồm thang máy, ánh sáng, báo cháy, bãi đỗ xe,…
3.5. Dịch Vụ Quản Lý Hành Chính Nhân Sự
Quản lý hành chính nhân sự gồm những công việc liên quan đến đội ngũ nhân sự, xử lý tài liệu, văn bản hành chính, báo cáo,… Công tác này có vai trò quan trọng trong việc giải quyết những vấn đề pháp lý, nâng cao chất lượng cho tòa nhà.
3.6. Dịch Vụ Quản Lý Khách Hàng
Khách hàng chính là đối tượng trực tiếp trải nghiệm dịch vụ tòa nhà, đưa ra những đánh giá khách quan nhất. Vì vậy, hoạt động quản lý khách hàng là rất cần thiết.
Ban quản lý có thể quản lý khách hàng thông qua việc chăm sóc, giải quyết vấn đề, nhu cầu của họ, tạo cảm giác tin tưởng, yên tâm trong quá trình sử dụng dịch vụ của tòa nhà.
4. Công Việc Quản Lý Tòa Nhà Do Ai Chịu Trách Nhiệm?
Để quá trình vận hành tòa nhà diễn ra hiệu quả nhất thì việc xây dựng, thành lập ban quản lý là rất cần thiết. Họ sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp về các vấn đề quản lý, vận hành, xử lý sự cố,… trong phạm vi tòa nhà.
Ban quản lý tòa nhà gồm nhiều bộ phận với nhiệm vụ, vai trò khác nhau như giám sát, kiểm tra an ninh; phòng cháy chữa cháy; kiểm tra, bảo trì dịch vụ; dọn dẹp vệ sinh,… Chính vì vậy, nhân viên trong ban quản lý cũng cần có năng lực, kiến thức chuyên môn, có sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc.
5. Quy Trình Quản Lý Tòa Nhà
Thông thường, việc xây dựng một quy trình quản lý hiệu quả sẽ luôn giúp kế hoạch, công việc diễn ra thuận lợi, đối với quản lý tòa nhà cũng vậy. Khi bạn lập sổ tay vận hành quản lý tòa nhà và tuân thủ đúng các bước đó sẽ giúp công tác quản lý thông suốt hơn, an toàn hơn.
Bộ quy trình quản lý tòa nhà bao gồm các bước như sau:
>>>>>Xem thêm: Bản mô tả công việc bếp trưởng nhà hàng, khách sạn
5.1. Bước 1: Quản Lý Hợp Đồng
- Thực hiện ký hợp đồng cho thuê nhà, trong đó có những quy định cụ thể của đôi bên theo luật quản lý tòa nhà.
- Thu tiền thuê nhà đúng kỳ hạn.
- Thu các loại tiền dịch vụ theo thỏa thuận.
- Thanh lý hợp đồng khi hết hạn.
5.2. Bước 2: Quy Trình Vệ Sinh
- Kế hoạch vệ sinh các khu vực trong tòa luôn được thực hiện thường xuyên.
- Quản lý và xử lý rác thải.
- Các quy định quản lý vận hành khác.
5.3. Bước 3: Quy Trình Quản Lý An Ninh Trong Tòa Nhà
- Thực hiện nội quy phòng cháy chữa cháy trong tòa nhà.
- Đảm bảo quy trình tuần tra, trực thường xuyên của từng bộ phận bảo vệ.
- Huấn luyện an toàn phòng cháy chữa cháy.
- Kiểm soát và quản lý tài sản, hàng hóa của khách hàng.
- Kiểm soát khách tham quan, đến thăm tòa nhà.
- Trông giữ xe cho cư dân.
5.4. Bước 4: Quy Trình Quản Lý Và Vận Hành Kỹ Thuật
- Sửa chữa, bảo trì tòa nhà thường xuyên.
- Bảo trình các công trình xây dựng trong tòa nhà.
- Bảo dưỡng cơ sở vật chất như: Điều hòa, thang máy, dụng cụ chữa cháy,…
5.5. Bước 5: Quản Lý Tài Chính
- Công khai tài chính, báo cáo định kỳ với khách hàng, chủ đầu tư.
- Thu chi đầy đủ các loại phí dịch vụ.
- Chi quỹ tiền mặt với những mục đích cụ thể, chính đáng.
5.6. Bước 6: Quy Trình Quản Lý Khách Hàng
- Quản lý việc sử dụng phòng, căn hộ của khách hàng.
- Cần đánh giá sự hài lòng của khách hàng về chất lượng dịch vụ.
- Tiếp nhận các yêu cầu, khiếu nại từ khách hàng và xử lý ổn thỏa vấn đề đó. Đảm bảo an toàn, an ninh cho khách hàng.
- Đảm bảo việc quản lý tài sản cá nhân của mỗi khách hàng.
- Quản lý công việc vệ sinh cho khách hàng.
- Quản lý về thiết bị, dịch vụ của tòa nhà.
6. Lưu Ý Khi Quản Lý Tòa Nhà
Công việc quản lý tòa nhà tương đối vất vả bởi lượng cư dân tại đây cực lớn. Do vậy, quản lý tòa nhà cần lưu ý một số điều sau:
- Tạo dựng danh sách khách hàng đầy đủ thông tin là bước nền tảng cho công tác quản lý hiệu quả. Nhờ vậy, ban quản lý sẽ dễ dàng tra cứu, phân loại, theo dõi và chăm sóc khách hàng một cách chuyên nghiệp.
- Lấy ý kiến khách hàng làm kim chỉ nam, ban quản lý không ngừng lắng nghe, tiếp thu và sửa đổi, cải thiện để mang đến chất lượng dịch vụ hoàn hảo nhất.
- Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp luôn sẵn sàng đón tiếp và hướng dẫn khách hàng chi tiết, tận tâm trong mọi quy trình xử lý và thực hiện công việc, đảm bảo trải nghiệm trọn vẹn cho khách hàng.
- Công ty quản lý tòa nhà chuyên nghiệp luôn đề cao sự minh bạch trong hoạt động, xây dựng kế hoạch cụ thể và công khai thông tin đến khách hàng.
Trên đây là những thông tin mới nhất về quản lý tòa nhà cũng như dịch vụ quản lý tòa nhà, quy trình quản lý tòa nhà,… mà JobsGo vừa cập nhật sẽ hữu ích cho bạn đọc.
