WIP là gì? WIP là một thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, xây dựng,… Trong bài viết hôm nay, Blogvieclam.edu.vn sẽ cùng bạn tìm hiểu kỹ hơn về thuật ngữ này; đồng thời khám phá cách tính, cũng như vai trò của WIP đối với doanh nghiệp.
Bạn đang đọc: WIP Là Gì? 7 Vai Trò Của WIP Trong Sản Xuất, Kinh Doanh
1. Tìm Hiểu Về Khái Niệm WIP
Trong từng lĩnh vực, WIP được hiểu theo các nghĩa khác nhau. Dưới đây là cách giải thích khái niệm chung về WIP và trong các trường hợp. Bạn hãy theo dõi để hiểu rõ về thuật ngữ này nhé.
1.1. WIP Là Gì?
Theo cách hiểu phổ biến nhất, WIP (Work in Progress) là từ để chỉ những công việc, nhiệm vụ đang trong giai đoạn, tiến độ thực hiện hoặc mới hoàn thành được 1 phần. WIP được sử dụng nhiều ở các lĩnh vực liên quan đến xây dựng, thiết kế hay sản xuất sản phẩm cần nhiều thời gian để hoàn thiện.
Ngoài ra, thuật ngữ WIP còn được dùng trong khá nhiều trường hợp, lĩnh vực khác nhau như:
- WIP trong hoạt động cung ứng: đây là một loại hàng tồn kho (bán thành sản phẩm). Mặc dù các doanh nghiệp đều luôn cố gắng bán hàng, không muốn giữ lại bán thành sản phẩm, song tình trạng này là không thể tránh khỏi.
- Quản lý công việc: WIP là chi phí sản xuất, kinh doanh đang dang dở, trong đó sẽ gồm có nguyên vật liệu, công nhân, chi phí phát sinh ở từng thời điểm, giai đoạn khác nhau. Nhờ có WIP, giá trị của các sản phẩm sẽ được phản ánh cụ thể, chi tiết.
1.2. Một Số Cách Hiểu Khác Về WIP
1.2.1. WIP Là Gì Trong Lĩnh Vực Kế Toán?
Trong lĩnh vực kế toán, WIP thường được sử dụng để chỉ mức độ hoàn thành của dự án và giá trị của công việc đã được thực hiện nhưng chưa được thanh toán hoặc ghi nhận doanh thu. Công thức tính WIP trong kế toán có thể được biểu diễn như sau:
WIP = (Hàng tồn kho đang sản xuất + Nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ + Lao động trực tiếp trong kỳ + Chi phí sản xuất chung trong kỳ) – Tồn kho cuối kỳ
Trong đó:
- “Hàng tồn kho đang sản xuất” là giá trị của sản phẩm đang trong quá trình sản xuất.
- “Nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ” là tổng số tiền đã chi cho nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất trong kỳ.
- “Lao động trực tiếp trong kỳ” là tổng số tiền đã trả cho lao động trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất trong kỳ.
- “Chi phí sản xuất chung trong kỳ” là tổng số tiền đã chi cho các chi phí sản xuất chung trong quá trình sản xuất trong kỳ.
- “Tồn kho cuối kỳ” là giá trị của hàng tồn kho chưa được bán vào cuối kỳ kế toán.
Việc tính toán WIP giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về giá trị của các sản phẩm hoặc dự án đang trong quá trình sản xuất và cung cấp thông tin quan trọng cho quản lý tài chính.
1.2.2. WIP Là Gì Trong Lĩnh Vực Sản Xuất?
Trong lĩnh vực sản xuất, WIP là viết tắt của “Work in Progress” hoặc “Work in Process”, đề cập đến các sản phẩm hoặc thành phẩm đang ở trong quá trình sản xuất nhưng chưa hoàn thành.
Công thức tính WIP thường được biểu diễn như sau:
| WIP = Số lượng sản phẩm bắt đầu sản xuất – sản phẩm đã hoàn thành |
Ví dụ: Một nhà máy sản xuất ô tô bắt đầu sản xuất một lô xe gồm 100 chiếc vào ngày 1 tháng 4. Đến ngày 10 tháng 4, họ đã hoàn thành và xuất xưởng 60 chiếc. Trong trường hợp này số lượng sản phẩm vẫn đang ở giai đoạn sản xuất và chưa hoàn thành là:
| WIP = 100 – 60 = 40 sản phẩm |
Do đó, WIP của nhà máy vào ngày 10 tháng 4 là 40 chiếc ô tô. Điều này cho biết rằng còn 40 chiếc ô tô đang trong quá trình sản xuất và chưa hoàn thành.
1.2.3. Một Số Cách Hiểu WIP Khác
- WIP (Work in place): đây là địa điểm làm việc.
- WIP (Workcentre information package): đây là thông tin của người lao động, được sử dụng trong hành chính – nhân sự.
- WIP (Wartime Intelligence Plan): trong trường hợp này, WIP được hiểu là kế hoạch tính báo thời chiến. Cụ thể đó là việc lập các phương án chiến lược, chiến thuật để đem lại hiệu quả hoạt động tốt.
2. Vai Trò Của WIP Là Gì?
WIP (Work in Progress) đóng vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh của quản lý dự án và quá trình sản xuất. Dưới đây là vai trò chính của WIP:
- Đảm bảo hiệu suất: WIP giúp theo dõi tiến độ của công việc hoặc sản phẩm đang trong quá trình thực hiện, từ đó đảm bảo rằng dự án hoặc quá trình sản xuất đang diễn ra một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu.
- Tối ưu hóa nguồn lực: Quản lý WIP đúng cách giúp phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả, tránh lãng phí và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên của tổ chức.
- Đáp ứng nhu cầu khách hàng: Việc quản lý WIP giúp đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất, dịch vụ được cung cấp đúng thời gian và đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng.
- Đảm bảo chất lượng: Theo dõi WIP cũng giúp đảm bảo chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ đang trong quá trình sản xuất, từ đó giảm thiểu rủi ro liên quan đến lỗi hoặc sản phẩm không đạt chuẩn.
- Tiết kiệm thời gian: Quản lý WIP một cách chặt chẽ có thể giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi, giúp quy trình làm việc diễn ra liên tục và hiệu quả.
- Tối ưu hóa quá trình: Bằng cách theo dõi và đánh giá WIP, tổ chức có thể phát hiện ra các cơ hội để cải thiện quy trình sản xuất, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
- Cải thiện hiệu suất lao động: Khi theo dõi WIP, doanh nghiệp sẽ hạn chế được tình trạng nhân viên tự ý chuyển sang nhiệm vụ mới khi công việc cũ vẫn còn. Bởi nếu nhận thấy công việc bị trì hoãn, các nhà quản lý sẽ kiểm tra, tìm hiểu lý do tại sao xảy ra tình trạng đó và khắc phục kịp thời.
3. Phương Pháp Để Giảm WIP Trong Sản Xuất
Tìm hiểu thêm: Revenue là gì? Sự khác biệt giữa Revenue, Income và Sales?
Phương pháp để giảm WIP là gì? Để giảm WIP trong quá trình sản xuất, có một số phương pháp và chiến lược hiệu quả mà doanh nghiệp có thể áp dụng:
- Sản xuất đúng lúc (Just In Time – JIT): Áp dụng phương pháp JIT giúp sản xuất, cung cấp sản phẩm đúng thời điểm và đúng số lượng theo nhu cầu thực tế của khách hàng. Điều này giảm thiểu thời gian chờ đợi và lượng hàng tồn kho không cần thiết.
- Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Tối ưu hóa quy trình sản xuất để loại bỏ các bước không cần thiết hoặc lãng phí, từ đó giảm thiểu thời gian cần thiết cho mỗi công đoạn sản xuất và tăng cường hiệu suất tổ chức.
- Phân tích và cải thiện quy trình làm việc: Sử dụng các phương pháp như Lean Six Sigma để phân tích và cải thiện quy trình sản xuất; xác định, loại bỏ lãng phí, tắc nghẽn và các vấn đề khác gây ra WIP không cần thiết.
- Điều chỉnh kế hoạch sản xuất: Tối ưu hóa kế hoạch sản xuất để điều chỉnh sản lượng, thời gian sản xuất theo nhu cầu thực tế của thị trường và khách hàng. Điều này giúp tránh tình trạng sản xuất hàng hoặc dịch vụ không được sử dụng ngay và tạo ra lượng WIP không cần thiết.
- Đào tạo nhân viên và nâng cấp thiết bị: Nhân viên được đào tạo tốt hơn và thiết bị hoạt động hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu lỗi sản xuất và thời gian chờ đợi.
- Tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt: Tăng cường sự linh hoạt trong quy trình sản xuất để có thể dễ dàng thay đổi sản phẩm hoặc đơn đặt hàng mà không gây ra tình trạng WIP không cần thiết.
4. Một Số Lưu Ý Khi Báo Cáo WIP
Để tránh mắc phải sai lầm, gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, khi báo cáo WIP, bạn cần chú ý đến các vấn đề dưới đây:
- Luôn phải đảm bảo thông số trong WIP chuẩn xác tuyệt đối.
- Thời gian kết toán chi phí nội bộ phải chính xác.
- Lưu giữ hồ sơ chi phí cũng không được phép sai lệch.
5. Những Lỗi Thường Gặp Trong WIP Là Gì?
>>>>>Xem thêm: Cắt giảm nhân sự mùa Covid: Làm sao để không lọt vào danh sách “đen”?
Trong WIP có một số lỗi thường gặp mà doanh nghiệp cần phải hết sức lưu ý.
5.1. Lỗi Về Thời Gian Kết Toán Chi Phí Nội Bộ
Nếu doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông số WIP theo quý nhưng kế toán lại chỉ thêm chi phí gián tiếp hàng năm thì lợi nhuận dự kiến sẽ bị giảm mạnh. Điều này cũng gây ảnh hưởng đến vị thế của doanh nghiệp.
5.2. Lưu Trữ Hồ Sơ Chi Phí, Tài Liệu Thiếu Chính Xác, Không Nhất Quán
Lỗi này cũng xảy ra khá nhiều ở các doanh nghiệp. Khi hồ sơ không đảm bảo được độ chính xác thì kế toán sẽ không thể tính toán đúng những chi phí cần bỏ ra cho các dự án là bao nhiêu. Từ đó, tầm nhìn của doanh nghiệp sẽ bị hẹp đi, không tối đa hóa được lợi nhuận. Thứ tư, chỉ có duy nhất một tài khoản WIP: với lỗi này, kế toán sẽ khó đánh giá được WIP.
5.3. Giới Hạn Sử Dụng WIP
Thông thường, việc chỉ sử dụng một tài khoản WIP để theo dõi tất cả các sản phẩm đang sản xuất có thể gây ra khó khăn trong việc đánh giá và quản lý WIP. Việc này có thể làm giảm khả năng đánh giá hiệu suất công việc và làm mất đi sự linh hoạt trong quản lý sản xuất.
Mong rằng qua bài viết trên đây, bạn đọc đã hiểu rõ khái niệm WIP là gì cùng các thông tin liên quan đến WIP. Để cập nhật thêm nhiều bài viết hay, hữu ích khác, hãy thường xuyên truy cập vào website jobsgo.vn bạn nhé.
