3 điều cần lưu ý để tối ưu thời gian cho cuộc họp

4.5/5 – (1 vote)

Theo nghiên cứu, một nhân viên trung bình tham dự 62 buổi họp mỗi tháng, và 50% trong số đó là lãng phí thời gian. Một khảo sát khác cũng cho thấy 92% nhân viên đang làm nhiều việc cùng lúc trong các buổi họp.

Nếu cuộc họp đó không quan trọng với bạn đến vậy, hay thời gian trong buổi họp có vẻ đang bị lãng phí, thì bạn cần làm gì để tối ưu thời gian – đặc biệt là với vai trò người dẫn đầu cuộc họp đó? Dưới đây là một vài mẹo bạn có thể áp dụng.

1. Sử dụng công cụ hỗ trợ

Sử dụng công cụ hỗ trợ như Google Calendar hoặc Microsoft Outlook có thể giúp quản lý thời gian và lên lịch các cuộc họp một cách hiệu suất hơn. Bằng cách đặt lịch trình trên các công cụ này, người sắp xếp cuộc họp có thể thấy được các sự kiện hay các công việc khác của nhân sự và sắp xếp thời gian để tránh trùng lịch. Các công cụ này cũng cho phép người dùng tạo lịch trình hẹn giờ cho các cuộc họp trực tuyến và gửi lời mời đến các thành viên tham gia.

Dưới đây là một vài tính năng của ứng dụng lịch Google (Google Calendar) mà Linh thường dùng để giúp cho việc tổ chức và theo dõi lịch họp được thuận lợi hơn:

  • Kiểm tra thời gian trống của nhân sự: Chức năng này cho phép bạn chủ động thiết lập lịch họp trong thời gian trống của nhân sự mà không phải mất quá nhiều thời gian để trao đổi qua lại.
  • Thêm địa điểm/phòng họp: Điều này giúp các nhân sự được gửi lịch họp (nhất là các buổi hẹn với đối tác cần gặp mặt trực tiếp) có thể chủ động xem lại thông tin thời gian và cả địa điểm trong lịch trước khi cuộc họp diễn ra và chủ động đến. Tiện ích này giúp tiết kiệm thời gian trao đổi và xác nhận thông tin giữa mọi người trong cuộc họp.
  • Thêm tệp đính kèm: Với tính năng này, bạn có thể để vào lịch những tài liệu cần xem trước hay cần thảo luận trong cuộc họp để mọi người có thể chuẩn bị tốt hơn.
  • Nhận nhắc lịch qua email: Mỗi lần có thêm một sự kiện/ nhiệm vụ được thêm vào lịch. người khởi tạo có thể chọn tính năng gửi về email cho các thành viên để họ tránh bỏ sót công việc. Ngoài ra Google Calendar cũng có chế độ thông báo trước lịch họp tuỳ theo thời gian bạn thiết lập (thường là 10 phút).
  • Múi giờ thế giới: Tính năng này sẽ rất hữu ích đối với những cuộc họp online mà các thành viên đang ở nhiều quốc gia khác nhau. Nó cũng thuận lợi cho bạn khi lên lịch họp cho các nhân sự đang ở nước ngoài.

2. Có thể đứng trong các cuộc họp ngắn

Theo một nghiên cứu tại Mỹ, trong các cuộc họp nhóm, một số thành viên tham gia thường dễ bị phân tâm sau một thời gian họp. Khi họp ở tư thế đứng, mọi người tập trung tốt hơn vào chủ đề của cuộc họp.

Hai nhà nghiên cứu Andrew Knight và Markus Baer của Mỹ cũng đã phát hiện ra rằng việc đứng trong các cuộc họp làm tăng khả năng sáng tạo và giải quyết vấn đề. Tuyên bố này đã được đăng trong bài báo có tựa đề: Get Up Stand Up: The Effects of a Non-Sedentary Workspace on Information Elaboration and Group Performance (Hãy đứng dậy: Tác động của không gian làm việc không tĩnh tại đối với việc xây dựng thông tin và hiệu suất nhóm).

Trong công ty của mình, Linh cũng đang áp dụng phương pháp họp đứng cho tất cả các bạn ở cuộc họp nhanh 30 phút mỗi ngày và thấy rõ sự khác biệt của thay đổi này. Hầu hết mọi người, kể cả bản thân Linh cũng cảm thấy có nhiều năng lượng hơn. Khi ở tư thế đứng, các bạn cũng có sự chú ý tốt hơn vào các nội dung của cuộc họp, cũng hăng hái phát biểu và đưa ra ý kiến hơn. Từ đó giúp tối ưu thời gian họp tốt hơn.

Ngoài ra, khi đứng cơ thể của bạn sẽ hoạt động hơn, máu sẽ được bơm nhanh hơn đến não bộ và giúp tăng cường sự tập trung của bạn. Tư thế này cũng giúp bạn tránh tình trạng mỏi lưng và cơ thể sau khi ngồi lâu và hạn chế tác động xấu của ngồi nhiều đến sức khỏe. Dưới đây là một số lưu ý về tư thế đứng đảm bảo phong thái tự tin và chuyên nghiệp khi tham gia các cuộc họp mà bạn có thể cân nhắc:

  • Tư thế đứng hai chân rộng bằng vai, phân bổ trọng lượng đều trên cả hai chân. Giữ cho vai của bạn thư giãn và cột sống của bạn thẳng.
  • Hai cánh tay không khoanh và lòng bàn tay hướng về phía trước hoặc đặt thoải mái ở hai bên.
  • Duy trì giao tiếp bằng mắt tốt với những người khác trong cuộc họp.
  • Hơi nghiêng người về phía trước và thỉnh thoảng gật đầu để thể hiện rằng bạn đang tích cực lắng nghe và quan tâm đến cuộc thảo luận.
  • Một lưu ý nhỏ là tùy theo tính chất và bối cảnh của cuộc họp mà bạn có thể linh hoạt điều chỉnh tư thế của mình cho phù hợp. Đồng thời bạn cũng đừng quên xem xét sự thoải mái của mình để có thể tập trung tốt nhất vào nội dung cuộc họp.

3. Chú ý đến thời gian cho mỗi cuộc họp

Thời gian đệm có thể hiểu là thời gian nghỉ giải lao trong một cuộc họp hay giữa các cuộc họp với nhau. Thời gian đệm là khoảng thời gian cho phép người tham gia nghỉ ngơi, tái tạo năng lượng và chuẩn bị tinh thần cho cuộc họp hay công việc tiếp theo.

Việc đặt thời gian đệm giữa các cuộc họp giúp tránh tình trạng quá tải và mệt mỏi cho người tham gia. Nếu các phần của cuộc họp hoặc thậm chí các cuộc họp khác nhau diễn ra gần kề thời gian nhau mà không có khoảng nghỉ, người tham gia sẽ không có đủ thời gian để thảo luận, tạo ra ý kiến và tiếp thu thông tin một cách hiệu quả.

Với thời gian đệm, người tham gia cũng có thể đọc lại tài liệu, xem lại ghi chú và chuẩn bị câu hỏi hoặc ý kiến cho phần tiếp theo của cuộc họp. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đều sẵn sàng và tập trung khi cuộc họp tiếp tục bắt đầu.

Tuỳ theo các trường hợp mà thời gian đệm còn được hiểu là khoảng thời gian trừ hao trong các cuộc họp để mọi người có thể chủ động thời gian của mình để sắp xếp các công việc khác. Ví dụ chương trình họp của bạn cần 45 phút thì hãy book lịch của mọi người khoảng 60 phút. Khoảng thời gian đệm 15 phút là chỗ dành cho những vấn đề có thể phát sinh như kéo dài buổi thảo luận hay đột nhiên máy chiếu lỗi kỹ thuật chẳng hạn.

Đây là một nhận định khá thực tế nhưng không phải lúc nào khi lên kế hoạch cho những cuộc họp chúng ta cũng nghĩ đến. Dù mỗi buổi họp được thiết lập vì mục tiêu gì, thời gian bao lâu thì cuối cùng nó cũng phải phục vụ tốt cho công việc của chúng ta. Linh đồng ý rằng, việc thảo luận trong một cuộc họp là cần thiết để đi đến những quyết định có tính thống nhất. Nhưng đồng thời, việc tối ưu thời gian họp để có nhiều thời gian thực hiện cũng quan trọng không kém. Vậy nên tuỳ vào dự án hay tính chất công việc, bạn hãy cân đối hai yếu tố này để đạt được hiệu quả tốt nhất trong công việc nhé.

Tác giả: Thái Vân Linh

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *