Sổ kế toán là gì? Nội dung, cách phân loại và quy định sổ kế toán

Bạn đang muốn tìm hiểu sổ kế toán là gì? Cá loại sổ kế toán hiện nay? Phương pháp và nguyên tắc ghi sổ kế toán? Bài viết này sẽ cho bạn thông tin tổng hợp nhất, đừng bỏ lỡ kiến thức bổ ích nhé!

Bạn đang đọc: Sổ kế toán là gì? Nội dung, cách phân loại và quy định sổ kế toán

1. Sổ kế toán là gì?

Sổ kế toán chính là gì? Là một công cụ cực kỳ quan trọng với nhân viên kế toán hiện nay. Sổ kế toán được dùng cho việc ghi chép, thực hiện việc thống kê và lưu trữ toàn bộ những thông tin về nghiệp vụ kinh tế, tài chính về mảng kế toán doanh nghiệp.

Giải đáp: Sổ kế toán là gì?

Sổ kế toán được xây dựng đúng chuẩn theo mẫu và các trang phải có liên hệ chặt chẽ với nhau. Việc ghi chép vào sổ kế toán phải đúng nguyên tắc, đúng phương pháp và dựa vào cơ sở là số liệu được thu thập từ chứng từ kế toán.

Loại sổ này sẽ phục vụ công tác quản lý với các hoạt động tài chính của đơn vị và giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp kiểm soát tình hình tài chính của doanh nghiệp mình. Không chỉ vậy, nó được dùng để ghi chép, lưu giữ các thông tin về tài chính – kinh tế phát sinh có liên quan đến cá nhân hoặc tổ chức theo quy định của luật kế toán ban hành.

Các đơn vị kế toán có thể là cá nhân hoặc tổ chức thì đều cần lập sổ kế toán. Trong sổ kế toán đúng chuẩn phải có đầy đủ tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày tháng lập sổ, ngày tháng khóa sổ, chữ ký, thông tin về kế toán trưởng, người đại diện, dấu giáp lai, số trang.

Vậy mở số kế toán là gì? Sổ kế toán cần được mở ngay khi doanh nghiệp thành lập. Các nội dung ghi trong sổ kế toán phải đảm bảo đúng quy định, thông tin cập nhật và được ghi kịp thời, rõ ràng. Sổ kế toán cần luôn đảm bảo tính liên tục từ khi mở sổ cho đến thời điểm khóa sổ.

2. Vai trò của sổ kế toán

Sổ kế toán là thứ mà tất cả mọi doanh nghiệp, công ty lớn nhỏ đều không thể thiếu. Vậy vai trò của sổ kế toán là gì?

Vai trò của sổ kế toán

2.1. Ghi chép và lưu trữ thông tin

Ghi chép: Sổ kế toán ghi chép chi tiết về các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Các thông tin về thu chi, tài sản và nợ phải được ghi rõ ràng và chi tiết.
Lưu trữ thông tin: Sổ kế toán không chỉ ghi chép mà còn giữ gìn thông tin này. Điều này đặc biệt quan trọng, giúp theo dõi sự thay đổi của tình hình tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp theo thời gian.

2.2. Giúp phát hiện vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính doanh nghiệp

Sổ kế toán chứa thông tin chi tiết về các giao dịch tài chính. Bằng cách so sánh các số liệu qua các kỳ kế toán, chuyên viên phân tích số liệu có thể phát hiện các xu hướng, vấn đề hoặc cơ hội trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

2.3. Phương tiện để thực hiện công tác kế toán

Sổ kế toán không chỉ là nơi lưu trữ thông tin mà còn là công cụ chính để thực hiện công tác kế toán. Kế toán viên sử dụng sổ kế toán để ghi chép các giao dịch, xác định tài khoản và thực hiện các phép tính kế toán cần thiết.

2.4. Bộ phận trung gian để tập hợp chứng từ gốc

Sổ kế toán đóng vai trò quan trọng như một bộ phận trung gian giữa các chứng từ gốc và các báo cáo tài chính. Chứng từ gốc từ các hoạt động kinh doanh được tập hợp và ghi vào sổ kế toán theo từng tài khoản tương ứng. Điều này giúp tạo ra hệ thống tài liệu chính xác và có tổ chức tương ứng với các thông tin tài chính của doanh nghiệp.

Tóm lại, sổ kế toán không chỉ đơn thuần là một công cụ ghi chép thông tin, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích, theo dõi và báo cáo về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nó là cơ sở để xây dựng các báo cáo tài chính, đồng thời hỗ trợ Ban lãnh đạo đưa ra quyết định kinh doanh một cách hiệu quả.

3. Phân loại sổ kế toán

Sổ kế toán được chia thành nhiều loại khác nhau theo cách ghi chép, theo cấu trúc, theo hình thức và theo nội dung. Cụ thể như sau:

Phân loại sổ kế toán

3.1. Sổ kế toán theo cách ghi chép trên sổ

Nếu phân loại theo hình thức này thì sổ kế toán được chia thành:

Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Đây là sổ được dùng để ghi chép các hoạt động kinh tế, tài chính liên tục theo thời gian các hoạt động kinh tế phát sinh, ví dụ như: Nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Sổ ghi theo hệ thống: Đây là loại được dùng để ghi chép, hệ thống hóa các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế. Riêng với loại sổ này sẽ gồm: Sổ cái và sổ chi tiết.
Sổ liên hợp: Loại sổ này sẽ sử dụng để kết hợp ghi chép các hoạt động kinh tế, tài chính theo thời gian và theo dõi đối tượng kế toán theo nội dung.

3.2. Phân loại sổ kế toán theo cấu trúc mẫu sổ

Dựa vào cấu trúc sổ kế toán được thiết kế từ trước, loại này sẽ được phân chia như sau:

Sổ kế toán kiểu một bên: Đây là loại sổ có hai cột nợ, có của tài sản kế toán được chia cùng một bên của trang.
Sổ kế toán kiểu hai bên: Đối với loại này, mỗi trang sổ sẽ chia thành 2 bên. Bên trái là số phát sinh nợ, bên phải là số phát sinh có của tài khoản.
Sổ kế toán kiểu nhiều cột: Loại này là kết hợp để phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh dưới dạng tổng hợp cùng theo dõi đối tượng kế toán về mặt chi tiết. Vì thế mà số phát sinh nợ và có của tài khoản cần chia thành nhiều cột.

3.3. Phân loại sổ kế toán theo hình thức sổ kế toán

Khi phân chia theo kiểu này, sổ kế toán sẽ gồm có:

Sổ tờ rời: Sổ này các trang sẽ thể hiện một cách riêng biệt nhằm tạo điều kiện cho việc phân công công tác ghi sổ kế toán. Thông thường loại sổ này dễ thất lạc nên kế toán cần làm tốt công tác bảo quản nó.
Sổ đóng thành quyển: Loại sổ này các trang sẽ được đóng thành quyển và đánh số tự thự rõ ràng, giữa các trang sổ có dấu giáp lai. Sổ này sẽ rất thuận tiện cho vấn đề bảo quản và sử dụng với những đối tượng kế toán phát sinh thường xuyên.

3.4. Phân loại sổ kế toán theo nội dung ghi chép

Sổ kế toán tổng hợp: Loại sổ này sẽ phản ảnh các số liệu về hoạt động kinh tế tài chính dưới dạng tổng quát nhất. Sổ kế toán tổng hợp gồm có: Sổ cái, nhật ký – sổ cái, nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Sổ kế toán chi tiết: Đối với loại sổ này, sẽ phản ánh số liệu chi tiết hóa của sổ liệu đã phản ánh trên sổ tổng hợp. Sổ kế toán chi tiết mở theo bảng tài khoản kế toán chi tiết. Sổ này sẽ gồm có: Sổ chi tiết vật tư, sổ thanh toán với khách hàng, sổ thanh toán với người bán,…
Sổ kế toán kết hợp: Sổ này được sử dụng để kết hợp ghi chép số liệu của các hoạt động kinh tế tài chính dưới dạng tổng quát. Đồng thời nó cũng chi tiết hóa số liệu để phục vụ yêu cầu quản lý và giảm khối lượng công việc ghi chép. Sổ kế toán tổng hợp gồm có: Nhật ký chứng từ, sổ cái kiểu nhiều cột.

4. Nội dung của sổ kế toán

Nội dung của sổ kế toán theo Điều 24 Luật kế toán 2015 quy định như sau:

Ngày, tháng, năm ghi sổ.
Số hiệu, ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán.
Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và số kế toán chi tiết.

5. Quy định về mở, ghi, chữa và khóa sổ kế toán

Tìm hiểu thêm: Giảm dần thời gian đóng Bảo hiểm xã hội: Quy định được đông đảo người lao động hưởng ứng

Quy định về mở, ghi, chữa và khóa sổ kế toán

Một số quy định về sổ kế toán mà bạn cũng cần biết như sau:

5.1. Quy định về sổ kế toán

Bộ tài chính quy định chi tiết về sổ kế toán:

Mẫu sổ kế toán bắt buộc: Sẽ được sử dụng cho mọi đơn vị kế toán. Trong khi thực hiện, đơn vị không được tùy ý thay đổi mẫu sổ kế toán.
Mẫu số kế toán có tính chất hướng dẫn: Các đơn vị sẽ căn cứ vào tình hình quản lý cụ thể của đơn vị và quy định từ trước. Bộ Tài Chính đã xây dựng các mẫu sổ kế toán có tính hướng dẫn cho đơn vị kế toán. Tùy vào yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện cụ thể, các đơn vị sẽ dựa vào mẫu sổ kế toán đã được hướng dẫn để làm mẫu phù hợp với tình hình thực tế của mình.

5.2. Quy định về mở sổ kế toán

Dưới đây là các điểm quan trọng liên quan đến việc mở sổ kế toán:

Thời điểm mở sổ kế toán

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm để ghi chép các giao dịch mới trong năm tài chính. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập; giao dịch liên quan đến các hoạt động kinh doanh sẽ được ghi chép ngay từ ngày đầu.

Loại và mẫu sổ kế toán

Sổ kế toán có thể là mẫu in hoặc mẫu kẻ sẵn. Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ rời khi sử dụng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.

Thủ tục mở sổ kế toán

Với sổ kế toán dạng quyển:

Trang đầu sổ phải ghi rõ thông tin như tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ.
Trang cuối cùng của sổ phải có ghi thông tin về người giữ và ghi sổ, kế toán trưởng, người đại diện công ty theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác.
Sổ kế toán cần đánh số từ trang đầu đến trang cuối, giữa 2 trang phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

Đối với sổ tờ rời:

Mỗi tờ sổ tờ rời phải ghi thông tin về tên doanh nghiệp, số thứ tự của tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, người giữ và ghi sổ.
Trước khi sử dụng, mỗi tờ sổ phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời.
Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán để đảm bảo an toàn và dễ tìm kiếm.

Số lượng sổ kế toán

Đơn vị kế toán phải mở đủ số lượng và loại sổ theo từng hình thức kế toán.
Các sổ khi mở cần đăng ký với cơ quan quản lý thuế và tài chính.
Khi mở sổ quyển, cần đăng ký số trang (bao gồm cả trang ghi thêm) với cơ quan quản lý.

Những quy định này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý thông tin kế toán của doanh nghiệp, đồng thời là cơ sở để xây dựng các báo cáo tài chính và thực hiện các phân tích kinh doanh cần thiết.

5.3. Quy định ghi sổ kế toán

Quy định ghi sổ kế toán đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ các quy tắc kế toán. Dưới đây là các điểm quan trọng của quy định ghi sổ kế toán:

Kiểm tra và xác minh chứng từ

Việc ghi sổ kế toán phải dựa trên chứng từ kế toán đã được kiểm tra và đảm đảm đáp ứng các quy định liên quan về chứng từ kế toán.
Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán phải có chứng từ kế toán hợp pháp và chứng minh được tính hợp lý của giao dịch.

Chính xác và rõ ràng

Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng và đầy đủ theo các nội dung quy định.
Thông tin và số liệu ghi vào sổ kế toán phải là chính xác, trung thực và phản ánh đúng với chứng từ kế toán.

Ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian

Việc ghi sổ kế toán phải tuân thủ theo trình tự thời gian của các giao dịch kinh tế và tài chính.
Thông tin và số liệu trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin và số liệu trên sổ kế toán của năm trước liền kề.
Sổ kế toán cần ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.

Phương pháp ghi sổ

Thông tin và số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực.
Không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới.
Không được ghi chồng lên nhau hoặc ghi cách dòng.
Trong trường hợp không ghi hết trang sổ, phải gạch chéo phần không ghi.
Khi ghi hết trang, phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.

Phương tiện ghi sổ kế toán

Đơn vị kế toán có thể ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính.

Những quy định này đặt ra các nguyên tắc cơ bản để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ quy tắc kế toán trong việc ghi chép thông tin kinh doanh của doanh nghiệp. Tuân thủ các quy định này giúp xây dựng hệ thống kế toán đáng tin cậy, cần thiết cho quản lý và báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Dưới đây là trình tự ghi sổ kế toán để bạn tham khảo:

5.4. Quy định chữa sổ kế toán

Trong quá trình phản ánh các giao dịch kinh tế vào sổ kế toán, việc xuất hiện sai sót là không thể tránh khỏi. Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của số liệu kế toán, các sai sót này cần được sửa chữa theo các quy định cụ thể. Quy trình chữa sổ kế toán tùy thuộc vào cách thức kế toán ghi sổ ban đầu và hình thức sai sót.

Nguyên tắc cơ bản

Trong trường hợp ghi sổ kế toán thủ công, người ghi sổ không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin sai sót.

Các phương pháp chữa sổ kế toán

Phương pháp cải chính: Được áp dụng trong trường hợp ghi sai số và phát hiện sớm mà không ảnh hưởng nhiều đến số tổng cộng và không làm sai quan hệ đối ứng tài khoản. Cách chữa sổ kế toán theo phương pháp này như sau:

Dùng mực đỏ gạch ngang giữa số sai.
Viết lại số đúng ở trên số sai.
Kế toán trưởng và người thực hiện sửa sổ kế toán phải ký giấy xác nhận.

Phương pháp ghi bổ sung tăng (sửa sổ kế toán ghi bổ sung) áp dụng cho trường hợp:

Số ghi sai nhỏ hơn số đúng, được phát hiện sau khi đã cộng sổ và không làm sai quan hệ đối ứng tài khoản.
Bỏ sót nghiệp vụ phát sinh và được phát hiện sau khi đã cộng sổ.

Phương pháp ghi bổ sung giảm (sửa sổ kế toán ghi số âm): Cách thực hiện cụ thể là kế toán sử dụng mực đỏ hoặc mực thường để ghi lại số tiền trên sổ kế toán nhưng phải viết trong ngoặc đơn (). Phương pháp chữa sổ kế toán này được áp dụng cho 3 trường hợp:

Số ghi sai lớn hơn số tiền phản ánh trên chứng từ (số đúng) mà không thể sử dụng phương pháp cải chính để sửa.
Khi ghi trùng nghiệp vụ kinh tế và phát hiện sau khi đã cộng sổ.
Ghi sai quan hệ đối ứng.

Những nguyên tắc và phương pháp chữa sổ kế toán này giúp đảm bảo rằng dù có sai sót nào xuất hiện, chúng cũng được sửa chữa một cách đúng đắn và minh bạch, bảo đảm tính chính xác của số liệu kế toán và đáp ứng các yêu cầu về báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

5.5. Quy định khóa sổ kế toán

Khóa sổ kế toán là gì?

Khóa sổ kế toán là quá trình cuối cùng trong quá trình ghi chép sổ kế toán. Điều này bao gồm việc cộng số liệu để tính ra tổng số phát sinh nợ, phát sinh có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán. Quy trình này giúp đảm bảo rằng dữ liệu kế toán được chính xác và sẵn sàng cho việc tạo báo cáo tài chính.

Khóa sổ kế toán thường được thực hiện theo chu kỳ tính thuế của doanh nghiệp, bao gồm các chu kỳ hàng tháng, hàng quý và cuối năm.

Quy định khóa sổ kế toán

Phải khóa sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính cuối kỳ. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu trong báo cáo là chính xác và phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp tại thời điểm đó.

Ngoài ra, việc khóa sổ kế toán cũng được thực hiện khi cần kiểm kê hoặc được cán bộ cơ quan nhà nước yêu cầu theo các quy định cụ thể của pháp luật.

Quy định trước khi khóa sổ kế toán

Kiểm tra và đối chiếu: Kế toán cần thực hiện kiểm tra và đối chiếu thông tin trong sổ kế toán để đảm bảo tính chính xác. Nếu có sai sót hoặc chênh lệch, cần điều chỉnh trước khi tiến hành khóa sổ.
Bù trừ công nợ: Cần thực hiện bù trừ công nợ theo đúng đối tượng và khoản mục. Bù trừ giúp làm sạch các công nợ tài chính và kết chuyển số liệu giữa các đối tượng liên quan.
Kiểm tra tính chính xác và đối chiếu số liệu: Trước khi khóa sổ, cần kiểm tra số liệu phát sinh và số dư cuối kỳ của từng sổ kế toán. Đối chiếu chính xác việc ghi chép trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết để đảm bảo thông tin được sử dụng trong các báo cáo là chính xác và minh bạch.

Khóa sổ kế toán không chỉ là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán, mà còn giúp tạo nên nền tảng đáng tin cậy cho quá trình xác định hiệu quả kinh doanh và ra quyết định chiến lược cho doanh nghiệp.

6. Một số mẫu sổ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính

Bạn có thể tham khảo một số mẫu sổ kế toán theo quy định của Bộ Tài Chính như sau:

Mẫu sổ nhật ký chung theo Quyết định 48

Link tải

Mẫu sổ cái theo Thông tư 200

>>>>>Xem thêm: Làm gì nếu bạn chưa tìm được việc?