Các Hàm Excel Phổ Biến Nhất 2024

Excel là một công cụ rất được ưa chuộng hiện nay vì sự hữu ích của nó với người dùng. Việc thành thạo Excel sẽ là tiền đề giúp bạn gặt hái được nhiều thành công trong công việc. Trong bài viết này, JobsGO sẽ giới thiệu cho bạn các hàm excel để giúp có thể nhuần nhuyễn và làm chủ được phần mềm này nhé!

1. Các Hàm Tính Toán

Các hàm excel cơ bản

Các hàm trong Excel phục vụ cho mục đích tính toán sẽ được phân chia thành:

1.1 Hàm SUM

SUM là hàm tính vô cùng quen thuộc trong Microsoft Excel hiện nay. Nó được dùng để tính tổng giá trị các ô mà bạn muốn tính.

Cú pháp hàm SUM vô cùng đơn giản, cụ thể:

=SUM(A,B,C…)

Trong đó:

A,B,C là địa chỉ các ô bạn muốn tính tổng.

Ví dụ: Nếu muốn tính tổng của các số đã cho trong bảng, ta có: =SUM(20,40,60) và nhận được kết quả là 120.

1.2 Hàm MIN/MAX

Hàm MIN/ MAX là hàm được sử dụng để tính giá trị nhỏ nhất/ giá trị lớn nhất của vùng dữ liệu được chọn.

Cú pháp:

=MIN(X1:X2)
=MAX(X1:X2)

Trong đó:

X1, X2 lần lượt là địa chỉ của ô đầu và ô cuối của dãy muốn tìm Min, Max.

Ví dụ hàm MIN: Để tìm giá trị nhỏ nhất của vùng dữ liệu trong bảng bên dưới, ta áp dụng công thức =MIN(A2:C5), kết quả nhận được sẽ là 25.

Ví dụ hàm MAX: Để tìm giá trị lớn nhất của vùng dữ liệu trong bảng bên dưới, ta áp dụng công thức =MIN(A2:C5), kết quả nhận được sẽ là 89.

Hàm Min
Hàm Max

1.3 Hàm COUNT/ COUNTA

COUNT là hàm được sử dụng khi muốn đếm số lượng những ô trong vùng dữ liệu có chứa số. Cú pháp của hàm này là:

=COUNT(Value1,…)

Trong đó: Value1 là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn đếm.

Ví dụ: Để đếm số lượng các số trong vùng dữ liệu đã chọn, bạn áp dụng công thức =COUNT(A2:C5). Kết quả đạt được là tổng số lượng ô có chứa số.

Khác với COUNT, hàm COUNTA được dùng để đếm những ô không trống (tức là những ô đã chứa dữ liệu) trong một phạm vi nhất định. Cú pháp của hàm COUNTA cũng khá tương đồng với hàm COUNT:

=COUNTA(Value1,…)

Tuy nhiên, với hàm COUNT A: vùng dữ liệu sẽ bị giới hạn, tối đa là 255 ô (với Excel từ 2007 về sau) và tối đa 30 (với Excel từ 2003 về trước).

Ví dụ: Để đếm số lượng các ô có chứa dữ liệu trong vùng được chọn, bạn áp dụng công thức =COUNT(A2:C5). Kết quả đạt được là số lượng ô có chứa kí tự hoặc số.

Đếm giá trị là số trong vùng dữ liệu
Hàm COUNTA

1.4 Hàm AVERAGE

Khi muốn tính giá trị trung bình của một dãy số, người ta sẽ sử dụng hàm AVERAGE.

Cú pháp của hàm này vô cùng đơn giản:

=AVERAGE(number1,number2,…)

Trong đó:

  • number1 (Bắt buộc): Tham chiếu ô hoặc phạm vi vùng dữ liêu muốn tính trung bình.
  • number2,… (Tùy chọn): Tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn tính trung bình. Number 2 được giới hạn tối đa 255 ô.

Ví dụ: Để tính lương trung bình theo dữ liệu trong bảng bên dưới, ta có công thức =AVERAGE(C3:C8) và nhận được kết quả là giá trị trung bình của 6 tháng lương.

1.5 Hàm PRODUCT

Hàm PRODUCT là hàm tính tích của tất cả các đối số đã được chọn.

Cú pháp:

=PRODUCT(number1, number2,…)

Trong đó:

  • number1 (Bắt buộc): Số thứ nhất, tham chiếu ô, hoặc phạm vi mà bạn muốn tính trung bình.
  • number2,… (Tùy chọn): Các số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn tính trung bình, tối đa là 255. [/info]

Ví dụ: Để tính tích của các số được chọn trong bảng bên dưới, bạn sử dụng hàm =PRODUCT(D2:D8)

Hàm PRODUCT

1.6 Hàm ODD/EVEN

Hàm ODD là hàm làm tròn số được trả về đến số nguyên lẻ gần nhất.

Cú pháp:

=ODD(Number)

Với Number: Là giá trị cần làm tròn

Ví dụ: Làm tròn số 4.6 đến số nguyên lẻ gần nhất nhận được kết quả là 5.

Hàm ODD

Hàm EVEN là hàm trả về số được làm tròn lên số nguyên chẵn gần nhất.

Cú pháp:

=EVEN(Number)

Với “Number”: Là giá trị cần làm tròn

Ví dụ: Làm tròn 53.4 đến số nguyên chẵn gần nhất nhận được kết quả là 54.

Hàm EVEN

Hàm tính toán bao gồm các công thức cơ bản trong Excel. Tiếp đến, hãy cùng JobsGO đi sâu khám phá những hàm phức tạp hơn nhé!

2. Các Hàm Điều Kiện

Nhắc đến hàm điều kiện, không thể không kể tới các hàm đặc trưng sau:

2.1 Hàm COUNTIF

Nếu muốn đếm số ô trong vùng dữ liệu thỏa mãn điều kiện nào đó, bạn cần dùng hàm COUNTIF.

Cú pháp của hàm COUNTIF là:

=COUNTIF(range,criteria)

Trong đó:

  • range: Vùng dữ liệu muốn đếm ô.
  • criteria: Điều kiện áp dụng cho những ô muốn đếm.

Ví dụ: Với bảng thống kê các mặt hàng và số lượng tồn như hình dưới

Để thống kê số lượng mặt hàng còn tồn trên 150 sản phẩm, bạn hãy nhập công thức: =COUNTIF(C2:C11,”>150″)

Kết quả nhận được là có 8 mặt hàng còn tồn trên 150 sản phẩm.

Hàm COUNTIF

2.2 Hàm IF

Nếu bạn muốn xác định dữ liệu có thỏa mãn điều kiện đặt ra hay không, hàm IF là hàm giúp bạn thực hiện điều đó.

Cú pháp:

=IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false)

Trong đó:

  • Logical_test: Điều kiện bạn muốn đối chiếu.
  • Value_if_true: Giá trị trả về nếu thỏa điều kiện
  • Value_if_false: Giá trị trả về nếu không thỏa điều kiện.

Ví dụ: Với dữ liệu được cho trong bảng bên dưới, để đánh giá “Đạt” với học sinh từ 7 điểm trở lên và “Không đạt” với học sinh dưới điểm 7, ta có công thức: =IF(C2>=7,”Đạt”,”Không Đạt”), và được kết quả như hình bên dưới.

2.3 Hàm SUMIF

Nếu hàm SUM được dùng để tính tổng một vùng dữ liệu thì SUMIF sẽ đặc biệt hơn. Nó sẽ thực hiện tính tổng một vùng dữ liệu đáp ứng điều kiện nhất định.

Công thức của hàm này là:

=SUMIF(range,criteria,[sum_range])

Trong đó:

  • range: Phạm vi ô muốn áp dụng điều kiện.
  • criteria: Điều kiện muốn áp dụng để tính tổng. Điều kiện có thể ở dạng số, tham chiếu ô, văn bản…
  • sum_range: Đây là dãy ô thực tế mà bạn muốn sử dụng để tính tổng các số trong dãy đó. Nếu bạn bỏ qua sum_range, Excel sẽ tự động tính tổng các số trong range.

Ví dụ: Để tính tổng số màu cam ở cột A có số lượng xuất hiện trong cột B ở bảng đã cho bên dưới, bạn áp dụng công thức =SUMIF(A1:A8,”cam”,B1:B8)

Hàm SUMIF

3. Các Hàm Dùng Trong Văn Bản

Các hàm trong Excel áp dụng cho văn bản bao gồm:

3.1 Hàm LEFT/RIGHT/MID

Hàm LEFT được sử dụng khi muốn trích xuất chuỗi ký tự ở bên trái của văn bản được chọn.

Cú pháp:

=LEFT(text,[num_chars])

Trong đó:

  • text: Chuỗi văn bản chứa ký tự muốn cắt.
  • num_chars: Số lượng ký tự bạn muốn cắt.

Ví dụ: Trong bảng dưới đây, để tìm 3 ký tự đầu tiên tại ô B2, bạn nhập công thức =LEFT(B3,3)

Hàm LEFT

Tương tự như hàm LEFT, hàm RIGHT có thể sử dụng để tách chuỗi ký tự tính từ bên phải của dữ liệu được chọn.

Cú pháp:

=RIGHT(text,[num_chars])

Ví dụ: Để tìm 7 ký tự cuối tại ô B2, bạn áp dụng công thức =RIGHT(B3,7), nhấn Enter và được kết quả như hình.

Hàm RIGHT

Hàm MID cho phép bạn chọn ra một số lượng ký tự mong muốn từ một chuỗi văn bản nào đó.

Cú pháp của hàm MID là:

=MID(text, start_num, num_chars)

Trong đó:

  • text: Chuỗi văn bản bạn muốn trích xuất ký tự.
  • start_num: Vị trí của ký tự đầu tiên trong chuỗi ký tự bạn muốn cắt.
  • num_chars: Số ký tự bạn muốn cắt.

Ví dụ: Để tìm 7 ký tự tại ô B2 bắt đầu từ vị trí thứ 3, bạn áp dụng công thức =LEFT(B3,3,7), nhấn Enter và được kết quả “ạm Văn ”

Hàm MID

3.2 Hàm LEN

Hàm LEN được sử dụng khi muốn đếm số ký tự trong một phạm vi nào đó. Số ký tự này được tính bao gồm cả khoảng trắng.

Cú pháp áp dụng hàm LEN là:

=LEN(chuỗi ký tự)

hoặc =LEN(ô chứa chuỗi ký tự)

Ví dụ: Để đếm số ký tự của “Điện máy XANH”, bạn áp dụng công thức =LEN(A1)

Hàm LEN

3.3 Hàm CONCAT

Khi muốn nối nội dung của các ô lại với nhau, bạn nên sử dụng hàm CONCAT.

Cú pháp của hàm CONCAT là:

=CONCAT(Text1;Text2…)

Trong đó: Text1, Text2 là nội dung của các ô văn bản cần nối.

Ví dụ: =CONCAT(“Điện”,” “,”máy”,” “,”XANH”,” “,”Xin”,” “,”Cám”,” “,”ơn.”) sẽ trả về “Điện máy XANH Xin Cám ơn.”

4. Các Hàm Ngày, Tháng

Hàm ngày, tháng bao gồm 2 hàm nổi bật là:

4.1 Hàm NOW

Hàm NOW là hàm được sử dụng với mục đích hiển thị thời gian thực tế trên hệ thống. Nó cũng được dùng trong trường hợp tính toán giá trị dựa trên ngày và thời gian hiện tại.

Cú pháp hàm NOW như sau:

=NOW()

Ví dụ: =NOW() : Trả về ngày và thời gian hiện tại trên hệ thống của bạn.

=NOW()+7: Trả về ngày và thời gian 7 ngày trong tương lai

Hàm NOW

4.2 Hàm DATE

Sử dụng hàm DATE trong Excel sẽ trả cho bạn kết quả về thời gian cụ thể theo lịch được cài đặt trên máy tính của bạn.

Cú pháp:

=DATE(Year,Month,Day)

Ví dụ: =DATE(2023,01,18) trả về kết quả ngày 18 tháng 1 năm 2023

Hàm DATE

5. Các Hàm Tra Cứu Dữ Liệu

Ngoài ra, còn có một số hàm được sử dụng trong tra cứu dữ liệu, cụ thể là:

5.1 Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP là hàm cho phép bạn có thể dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng dọc. Kết quả bạn nhận được sẽ là dữ liệu theo hàng ngang.

Cú pháp:

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

Trong đó:

  • Lookup_value: Đây là giá trị mà bạn muốn tra cứu. Bạn có thể điền giá trị cụ thể hoặc địa chỉ của một ô trên bảng tính.
  • Table_array: Giới hạn của bảng cần dò tìm.
  • Col_index_num: Số thứ tự tính từ trái qua phải của cột cần dò tìm.
  • Range_lookup: xác định cách thức tìm kiếm là chính xác hay tương đối. Nếu bạn bỏ qua Range_lookup, Excel sẽ tự động mặc định là dò tìm tương đối.
  • Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối.
  • Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm chính xác.

Ví dụ: Để xác định mức phụ cấp cho nhân viên với dữ liệu được cho trong bảng dưới, tại ô E4, bạn điền công thức: =VLOOKUP(D4,$H$3:$I$8,2,0)

Giải thích công thức:

  • Dấu $ được sử dụng để cố định các dòng, các cột của bảng 2 khi bạn copy công thức sang các ô khác.
  • 2 là số thứ tự của cột dữ liệu.
  • Range_lookup = 0 (FALSE) để dò tìm chính xác.

Hàm VLOOKUP

5.2 Hàm INDEX

Khi sử dụng hàm INDEX, bạn sẽ nhận được kết quả là một giá trị hoặc địa chỉ ô có chứa dữ liệu cần tra cứu.

Cú pháp:

=INDEX(array, row_num, column_num)

Với:

  • array: Array chính là phạm vi của ô hoặc hằng số mảng bạn muốn tra cứu.
  • row_num: Thứ tự của hàng trong phạm vi chứa giá trị muốn nhận.
  • column_num: Thứ tự của cột trong phạm vi chứa giá trị muốn nhận.

Ví dụ: Nếu bạn muốn tìm giá trị của phần tử ở dòng thứ 4, cột thứ 1 trong mảng (Mảng gồm 10 dòng và 4 cột (có địa chỉ là B4:E13)), bạn nhập công thức: =INDEX(B4:E13,4,1)

Giải thích công thức:

  • B4:E13 là mảng chứa giá trị cần trả về.
  • 4 là số thứ tự của hàng trong mảng chứa giá trị cần trả về.
  • 1 là số thứ tự của cột trong mảng chứa giá trị cần trả về.
  • Sau khi nhập xong, bạn nhấn Enter. Kết quả trả về sẽ như hình dưới.

Hàm INDEX

5.3 Hàm MATCH

Hàm MATCH cho phép người dùng có thể tìm kiếm và xác định vị trí tương đối của giá trị mong muốn trong phạm vi nào đó.

Cú pháp của hàm là:

=Match(Lookup_value, Lookup_array, Match_type)

Trong đó:

  • Lookup_value: Giá trị mà bạn muốn tra cứu.
  • Lookup_array: Phạm vi chứa giá trị muốn tra cứu.
  • Match_type:
  • Kiểu khớp là 0: Trả về vị trí tương đối của giá trị trong trường hợp vùng dữ liệu chưa được sắp xếp.
  • Kiểu khớp là 1: Trả về vị trí của giá trị lớn nhất. Tuy nhiên, giá trị này nhỏ hơn hoặc bằng giá trị muốn tra cứu. (Giả sử dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự tăng dần).
  • Kiểu khớp là -1: Trả về vị trí của giá trị nhỏ nhất. Tuy nhiên, giá trị này lớn hơn hoặc bằng giá trị muốn tra cứu. (Giả sử dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự giảm dần).

Ví dụ: Để tìm vị trí của học sinh Lâm Thiên Trang trong những hồ sơ ứng tuyển, tại ô G3 ta thực hiện công thức: =MATCH(G1,A2:A9,0)

5.4. Hàm HLOOKUP

Hàm HLOOKUP là hàm tìm kiếm một giá trị trên dòng đầu tiên của bảng tham chiếu và cho kết quả tương ứng trong dòng chỉ định.

Cú pháp:

=HLOOKUP(Lookup_value,Table_ array,Row_index_Num,Range_lookup)

Trong đó:

  • Lookup_value: giá trị đối chiếu với dòng đầu tiên của bảng tham chiếu để lấy được giá trị cần tìm.
  • Table_array: là địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu (không tính cột tiêu đề)c
  • Row_index_Num: Số thứ tự dòng chứa giá trị cần lấy.
  • Range_lookup: Cách tìm kiếm trên bảng tham chiếu.
  • “+ 0”: Dòng đầu tiên của bảng tham chiếu chưa sắp xếp.
  • “+ 1”: dòng đầu tiên của bảng tham chiếu đã sắp xếp theo chiều tăng dần (ngầm định).

Ví dụ: Với điểm số đã có, ta cần xếp loại học sinh trong Bảng 1 dựa vào dữ liệu ở Bảng 2. Tại D4 ta có: =HLOOKUP(C4,$B$11:$F$12,2,1). Hàm HLOOKUP sẽ tiến hành dò tìm điểm số ở ô C4 trong Bảng 2 từ trái qua phải. Khi tìm thấy giá trị gần bằng, nó sẽ trả về kết quả xếp loại tương ứng nằm ở hàng 2.

Hàm HLOOKUP

Trên đây là các hàm Excel đặc trưng, nổi bật mà JobsGO muốn chia sẻ với bạn. Chắc hẳn rằng, với những thông tin hữu ích trên, bạn có thể dễ dàng làm chủ Excel chỉ trong vòng 1 nốt nhạc.

Câu hỏi thường gặp

1. Công Việc Nào Cần Thành Thạo Các Hàm Trong Excel?

2. Với Các Phiên Bản Excel Khác Nhau Thì Việc Áp Dụng Các Hàm Trong Excel Có Thay Đổi Không?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *