Mẹo viết thư mời tham dự phỏng vấn chuẩn HR cần biết

Thư mời phỏng vấn là thước đo đánh giá sự chuyên nghiệp của công ty, cũng như tạo được thiện cảm cho ứng viên. Trong bài viết này, JobsGO sẽ chia sẻ cho các bạn nhưng lưu ý khi viết thư mời phỏng vấn sao cho thật hiệu quả nhé.

Thư mời phỏng vấn là gì?

Thư mời phỏng vấn là thư mà các doanh nghiệp sử dụng để hẹn lịch với ứng viên tham gia gặp gỡ, trao đổi. Thông qua email mời phỏng vấn này ứng viên sẽ biết chính xác về địa chỉ, thời gian diễn ra phỏng vấn.

Thông thường thư sẽ được viết bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt, tùy thuộc vào đối tượng cũng như vị trí việc làm đảm nhận.

Thư mời phỏng vấn là gì?

Nội dung của thư mời phỏng vấn

Để thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của công ty, thư mời phải vừa ngắn gọn, súc tích mà văn phong vẫn mang phong thái trang trọng, lịch sự. Về căn bản, bạn có thể trình bày nội dung thư mời theo những gợi ý dưới đây.

Tiêu đề email

Tiêu đề email cần đảm bảo ngắn gọn và bắt đúng trọng tâm. Bạn có thể viết theo cú pháp: “Tên công ty_Thư mời phỏng vấn” hoặc “Thư mời phỏng vấn_Tên công ty”.

Lời cảm ơn

Dù đây chỉ là phần mang yếu tố lịch sự nhưng nó cũng rất quan trọng, bởi nó nói lên sự chuyên nghiệp và tinh tế của công ty. Đồng thời qua đó ứng viên cảm thấy rằng họ được coi trọng. Lời cảm ơn không nhất thiết phải viết quá dài. Bạn chỉ cần viết một câu ngắn gọn như: “Cảm ơn bạn quan tâm đến công ty.”, “Cảm ơn bạn đã dành thời gian và công sức cho vị trí ứng tuyển.”,…

Thông tin về cách thức phỏng vấn

Đối với những công ty dùng hình thức phỏng vấn online, bạn cần cung cấp cho ứng viên ứng dụng mà bạn sẽ sử dụng.

Ví dụ nếu phỏng vấn qua Skype thì bạn cần đưa tài khoản cho ứng viên, nếu phỏng vấn qua phòng họp trực tuyến như Zoom hay Google Meet thì bạn cần cung cấp đường link phòng họp cùng password (nếu có),…

Đối với những công ty phỏng vấn trực tiếp, bạn cần đưa địa chỉ cụ thể của công ty hoặc địa chỉ phỏng vấn cho ứng viên. Bạn có thể kèm theo chỉ đường nếu vị trí công ty khó tìm.

Thông tin về những người liên hệ và các lưu ý

Ở phần này, bạn nên đính kèm thông tin liên lạc của người tuyển dụng để trong trường hợp ứng viên gặp sự cố trên đường có thể liên lạc.

Thông tin chính thức về công ty

Trang web hay fanpage được xem là phương tiện để tăng độ nhận diện cho công ty. Bạn có thể thêm vài dòng đính kèm các đường link dẫn đến các trang thông tin của công ty để ứng viên tìm hiểu trước về những giá trị mà công ty hướng tới.

Nội dung của thư mời phỏng vấn

Cần lưu ý điều gì khi viết email mời phỏng vấn?

Đưa ra thời gian và địa điểm phỏng vấn cụ thể 

Bạn cần lưu ý viết rõ ràng thời gian và địa điểm phỏng vấn, tránh trường hợp viết không rõ ràng khiến ứng viên hiểu nhầm.

Về thời gian, tùy vào việc buổi phỏng vấn diễn ra vào buổi sáng hay buổi chiều mà bạn có thể để định dạng số phù hợp, hoặc sử dụng A.M và P.M để phân biệt.

Với địa điểm phỏng vấn, bạn nên ghi rõ ràng từ chi tiết nhỏ nhất như số nhà, số tầng, ngõ ngách,…

Ngôn ngữ trong email mời phỏng vấn 

Một lá thư tưởng như đơn giản nhưng qua đó có thể giúp ứng viên đánh giá được nhiều điều về công ty. Bạn hãy sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng để cho thấy được sự chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, ngôn ngữ trong thư cũng cần phải thật thân thiện, thoải mái để ứng viên không cảm thấy cứng nhắc, áp lực.

Có chỉ dẫn cụ thể trong email

Không phải công ty nào cũng dễ tìm kiếm, và không phải ứng viên nào cũng dễ dàng tìm đường đi. Đối với công ty có trụ sở ở trung tâm thương mại, tòa nhà lớn thì việc gửi xe, tìm chính xác địa chỉ là vô cùng khó khăn. Để giúp ứng viên tiết kiệm thời gian, công sức bạn có thể đưa ra chỉ dẫn cụ thể trong thư hơn. Như vậy còn làm cho người nhận thư cảm giác được quan tâm hơn.

Gọi điện lại sau khi gửi thư mời

Nhà tuyển dụng nên chủ động gọi điện xác nhận lại với ứng viên sau khi đã gửi thư mời, tránh trường hợp ứng viên không check email hoặc email bị chuyển vào spam,. Ngoài ra, cũng có nhiều ứng viên không đi phỏng vấn và cũng không phản hồi lại thư mời. Vậy việc gọi điện trước cũng có thể tránh mất thời gian của cả hai bên.

Cần lưu ý điều gì khi viết thư mời phỏng vấn?

Tham khảo mẫu email mời phỏng vấn 

Mẫu thư mời phỏng vấn 1

Tiêu đề email: Thư mời tham dự phỏng vấn – [Tên công ty]

Kính gửi [Tên ứng viên]

Công ty thông báo: Anh/Chị đạt kết quả tốt trong kỳ kiểm tra kiến thức chuyên môn vừa qua. Chúng tôi xin trân trọng kính mời Anh/Chị đến tham gia phỏng vấn tại công ty chúng tôi với nội dung như sau:

Vị trí tuyển dụng: ………………………………..

Thời gian: ………………………………..

Địa điểm: ………………………………..

Mọi chi tiết, anh chị vui lòng liên hệ để được biết thêm chi tiết:

Số điện thoại: ………………………………..

Email: ………………………………..

Rất mong Anh/Chị thu xếp thời gian tham gia. Trường hợp Anh/Chị không thể thu xếp được thời gian, xin vui lòng liên hệ lại chúng tôi theo số điện thoại địa chỉ trên để xác nhận lại.

Trân trọng kính chào!

Mẫu email mời phỏng vấn 2

Tiêu đề email: Thư mời phỏng vấn qua điện thoại / Skype với [Tên Công ty] cho vị trí [Tên vị trí] [Tên ứng viên] thân mến,

Trước hết, chúng tôi rất cảm ơn sự quan tâm bạn đã dành cho công ty của chúng tôi

Qua hồ sơ của bạn, chúng tôi nhận thấy bạn có những tiềm năng để trở thành một phần của công ty chúng tôi. Chúng tôi rất hy vọng có thể trao đổi thêm với bạn trong một buổi phỏng vấn ngắn qua điện thoại / Skype.

Thời gian: ………………………………..

Đây là một bước cần thiết trong quá trình tuyển dụng để chúng tôi có thể hiểu hơn về bạn cũng như được chia sẻ với bạn nhiều hơn về chúng tôi.

Bạn vui lòng trả lời lại email này trước [thời gian] để xác nhận khả năng tham gia buổi phỏng vấn. Nếu có thắc mắc, bạn có thể liên hệ qua:

Số điện thoại: ………………………………..

Email: ………………………………..

Chúng tôi rất mong sớm được gặp và trò chuyện với bạn.

Trân trọng.

Mẫu email hẹn lịch phỏng vấn 3

Tiêu đề email: Thư mời tham dự phỏng vấn – [Tên công ty]

Kính gửi: anh/chị [Tên ứng viên]

Công ty xin gửi tới anh/chị lời chúc sức khỏe, an khang và thành đạt.

Công ty xin thông báo: Hồ sơ của anh/chị đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện và yêu cầu với vị trí Công ty chúng tôi đang tuyển dụng.

Chúng tôi xin trân trọng kính mời anh/chị đến tham gia buổi phỏng vấn:

– Địa điểm: ………………………………..

– Thời gian: vào lúc …… giờ ……. phút, ngày ……. tháng ….. năm…….

Rất mong anh/chị có mặt đúng giờ để tham gia buổi phỏng vấn. Trong trường hợp anh/chị có lý do đột xuất hoặc có bất kỳ yêu cầu/thắc mắc, vui lòng liên hệ với Công ty chúng tôi theo thông tin bên dưới.

[BP. NHÂN SỰ/PHÒNG NHÂN SỰ]

Số điện thoại: ………………………………..

Email: ………………………………..

Xin chân thành cảm ơn và trân trọng kính chào!

Như vậy, JobsGO đã chia sẻ cho bạn cách viết thư mời phỏng vấn. Chính sự chuyên nghiệp và tinh tế trong từng chi tiết nhỏ như này cũng sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt ứng viên đó nhé.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *