Proposal là một thuật ngữ rất quen thuộc trong Marketing, truyền thông. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ Proposal là gì? Vậy trong bài viết này của JobsGO sẽ giúp bạn đọc giải đáp thắc mắc, đồng thời cung cấp những thông tin liên quan đến cách xây dựng Proposal chuẩn, chuyên nghiệp. Đọc và tham khảo ngay các bạn nhé!
Khái niệm Proposal là gì?
Proposal là gì? có thể hiểu đó chính là các nội dung, đề xuất nhằm trình bày ý tưởng, mẫu thiết kế, hình ảnh hay phương thức tổ chức sự kiện của dự án, công trình.
Đây là hình thức trình bày trang trọng, đảm bảo yếu tố thẩm mỹ nhưng vẫn làm rõ được ý tưởng gửi đến khách hàng, đối tác. Nó được thể hiện dưới dạng Word, Excel hoặc Powerpoint.
Cụ thể, nội dung của Proposal xoay quanh các câu hỏi:
- Sẽ làm gì? Ai thực hiện?
- Địa điểm ở đâu?
- Thời gian khi nào?
- Mục đích là gì? Khả năng thực hiện ra sao?
Proposal có vai trò gì?
Qua khái niệm “Proposal là gì” được chia sẻ ở trên bạn cũng phần nào hiểu được vai trò của nó. Nhưng thực tế bản ý tưởng này sẽ mang ý nghĩa to lớn hơn thế. Cụ thể như sau:
Đối với Marketing
Trong Marketing, Proposal cho thấy được tiềm năng thực thi của một ý tưởng quảng cáo nào đó. Thông qua phản hồi từ cấp trên, đối tác, các bộ phận, khách hàng, đội ngũ Marketing sẽ hoàn thiện ý tưởng, tối ưu kế hoạch nhằm nâng cao hiệu quả truyền thông.
Theo đó, Proposal giống như “cuộc trưng cầu dân ý” từ nhiều đối tượng khác nhau trước khi bạn chính thức bắt tay phát triển nó.
Đối với doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, vai trò của Proposal là gì? Nó giúp doanh nghiệp khảo sát ý kiến và nâng cao vị thế cạnh tranh. Cụ thể như sau:
- Proposal sẽ giúp doanh nghiệp khảo sát các ý tưởng kinh doanh trước khi thực hiện kế hoạch bán hàng mới. Thông qua phản hồi từ thành viên trong doanh nghiệp, đối tác, khách hàng để đánh giá về tỷ lệ thành công và nên hoàn thành những nội dung nào của kế hoạch.
- Proposal giúp doanh nghiệp đặt mình vào vị trí của đối tác hoặc khách hàng. Nhờ vậy mà sản phẩm luôn thể hiện được sự tôn trọng với đối tác hoặc khách hàng giúp hiệu quả kinh doanh cao hơn. Từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế của mình trong lòng người tiêu dùng, cũng như đối tác.
- Proposal là một kênh để tiếp thị hình ảnh về sản phẩm/dịch vụ cho doanh nghiệp trên thị trường hiệu quả hơn.
Cấu trúc của Proposal gồm những gì?
Để có thể xây dựng một Proposal hoàn chỉnh, các bạn sẽ cần nắm rõ được cấu trúc của nó như thế nào? Cụ thể nó gồm:
Phần giới thiệu
Trong phần này, các bạn cần thể hiện những nội dung sau:
- Tên của dự án, chương trình là gì?
- Hình thức tổ chức ra sao?
- Giới thiệu bạn là ai, tại sao lại gửi Proposal này?
- Các thành viên tham dự gồm những ai?
- Nêu rõ những gì bạn muốn người đọc sẽ làm tiếp theo?
- Khung nội dung chính của chương trình, dự án.
- Thông tin liên hệ.
Đặt khách hàng/đối tác là trung tâm
Phần này, bạn sẽ cần chứng minh bạn/công ty bạn hiểu những điều khách hàng/đối tác mong muốn.
- Nêu ra lý do bạn thực hiện dự án/sự kiện.
- Những lợi ích của các bên khi tham gia.
- Thời gian, địa điểm tổ chức, thực hiện.
- Khung thời gian chi tiết của sự kiến, dự án kèm địa điểm tổ chức.
Diễn tả chi tiết về các đề xuất
Sau khi đã giới thiệu sơ lược về dự án, mô tả nhu cầu cùng những gì khách hàng/đối tác quan tâm, tiếp theo bạn sẽ cần mô tả chi tiết về các sản phẩm, dịch vụ của mình. Cụ thể, bạn sẽ cần mô tả chính xác các đề xuất thực hiện cho dự án/chương trình. Đây được xem là phần quan trọng nhất đối với một Proposal. Do đó, bạn cần đưa ra được 1 ý tưởng phù hợp, triển khai nó thành đề xuất.
Đối với những Proposal đơn giản thì bạn chỉ cần trình bày ngắn gọn trong 1 trang, đề cập đến các giải pháp. Tuy nhiên, với những Proposal phức tạp, yêu cầu cao hơn thì bạn có thể cung cấp các nội dung liên quan khác, kế hoạch cụ thể của dự án, trình bày nhiều slide.
Chuyên môn và kinh nghiệm
Đây là phần cuối cùng trong cấu trúc của một Proposal. Nội dung phần này sẽ gồm những thông tin mà bạn thuyết phục khách hàng/đối tác.
- Giới thiệu về công ty, ban tổ chức,…
- Giới thiệu các thành viên, nhân sự tham gia cùng các thành tích nổi bật.
- Mô tả kinh nghiệm hoặc danh sách khách hàng mà bạn từng hợp tác, thực hiện công việc tương tự, danh sách các dự án, sự kiện thành công.
- Thành tựu, giải thưởng, chứng chỉ,… từ khách hàng hài lòng với công ty, tổ chức của bạn.
Cách viết Proposal chuẩn
Cách viết một bài Proposal chuẩn như thế nào? JobsGO sẽ hướng dẫn bạn chi tiết qua từng bước dưới đây:
Bước 1. Nhận diện và xác định đối tượng mục tiêu
Bởi chìa khóa thành công cho một Proposal chính là tính thuyết phục, hiệu quả. Để làm được điều đó, bạn cần làm sao để thu hút, gây được sự tò mò, hứng thú từ khách hàng, đối tác. Bạn hãy nghĩ đến người đọc và liệt kê các câu hỏi như “ai sẽ đọc Proposal?”, “họ sẽ chấp nhận hay bác bỏ đề xuất trong Proposal?”, “họ quan tâm đến vấn đề gì?”,… Toàn bộ những câu hỏi này sẽ giúp bạn tập trung vào ý tưởng, trình bày Proposal theo cách hiệu quả nhất.
Bước 2. Xác định vấn đề mà Proposal của bạn sẽ giải quyết
Bạn sẽ cần xem xét đề xuất này ảnh hưởng đến ai? Điều gì là lý do khiến bạn viết Proposal và giải thích được tình hình hiện tại. Bạn nên sử dụng các dẫn chứng, con số cụ thể để tăng độ tin cậy với khách hàng/đối tác.
Bước 3. Xác định giải pháp
Xác định giải pháp giải quyết vấn đề (từng bước thực hiện, nhân sự bạn cần). Điều đặc biệt, bạn cần đánh mạnh vào tính hợp lý, khả quan của giải pháp, những lợi ích, mục tiêu đạt được kèm ngân sách cụ thể.
Bước 4. Kết luận Proposal: Chi phí, lợi ích và tổng kết
Bạn cần nhắc lại tổng quan về mục đích, các chi phí cùng lợi ích của đề xuất. Bạn cũng đừng quên gửi lời cảm ơn đến người đọc đã dành thời gian đọc Proposal của mình. Cuối cùng bạn cần để lại thông tin liên lạc để giúp khách hàng, đối tác có thể liên hệ hoặc gửi phản hồi lại đề xuất của bạn.
Những sai lầm thường gặp khi viết Proposal bạn cần lưu ý
Những sai lầm thường gặp khi viết Proposal là gì? Nắm được về chúng bạn sẽ biết cách lưu ý để không mắc phải khi thực hiện. Cụ thể như sau:
Làm khách hàng mất hứng thú
Khi viết Proposal điều đầu tiên bạn cần tránh chính là làm khách hàng mất hứng thú. Nếu đề xuất của bạn bị khách hàng tiềm năng ngó lơ thì dù bạn có cung cấp sản phẩm tốt/chất lượng đến mấy cũng không làm họ quan tâm. Điều này sẽ khiến mọi mối quan hệ kinh doanh của doanh nghiệp bạn vỡ vụn ngay khi nó chưa kịp bắt đầu.
Không ai có thời gian để ngồi chọn lọc lại những thông tin không quan lại cho bạn. Vì vậy, các đề xuất tiếp thị với nội dung thừa thãi, không cần thiết sẽ khiến khách hàng rời bỏ doanh nghiệp. Nó cũng giống như việc khách hàng tiềm năng nhìn thấy một Proposal rời rạc, không đủ sức hấp dẫn họ khiến họ bỏ qua thương hiệu của doanh nghiệp.
Quá tập trung vào kinh nghiệm và đối tác
Muốn gây ấn tượng với khách hàng thì nội dung trong Proposal nên tập trung về kỹ năng, giải thưởng và các thành tựu mà doanh nghiệp đạt được. Thế nhưng chúng thường được sắp xếp ở vị trí cuối cùng trong Proposal chứ không phải ở đầu. Tại sao lại như vậy?
Bởi khách hàng thường có xu hướng nghi ngờ rằng thông tin nhận được thiếu xác thực. Do đó bạn bạn không quá tập trung viết về chuyên môn, thông tin của doanh nghiệp mà bạn nên trả lời các câu hỏi liên quan đến tâm lý khách hàng trong Proposal như:
- Tôi được lợi gì từ đề xuất của Proposal?
- Cấu trúc đề xuất và trình bày các vấn đề một cách khoa học, có sự logic dẫn dẫn khách hàng.
Cấu trúc đề xuất tiếp thị và trình bày vấn đề mắc sai lầm
Khi thông tin bạn cung cấp trong Proposal không được hợp lý, điều này đồng nghĩa với các đề xuất không thu hút và không có sức thuyết phục với khách hàng. Ngoài việc trình bày nội dung rõ ràng, các bạn còn cần các yếu tố giúp khách hàng chú ý đến thương hiệu của doanh nghiệp bạn. Muốn làm được điều đó, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:
- Tôi nên nói những gì về đề xuất của mình?
- Tôi nên bỏ đi những gì không cần thiết trong đề xuất?
- Làm thế nào để liên kết mọi thứ trong Proposal lại với nhau để mang lại ý nghĩa nhất định cho khách hàng?
Làm thế nào để gây ấn tượng khi viết Proposal?
Cách để tạo ấn tượng khi viết Proposal là gì? Có rất nhiều cách vừa đơn giản mà vẫn giúp bạn tạo điểm nhấn với Proposal. Để tiết kiệm thời gian khi viết Proposal, bạn hãy tham khảo một số mẹo dưới đây:
- Thứ nhất, bạn nên cố gắng tạo một bản Proposal ngắn gọn, nhưng đầy đủ ý nghĩa và dễ hiểu. Muốn làm được điều này, bạn nên tập trung cho: Đối tượng chính trong ý tưởng của Proposal, giải quyết triệt để các về đề, đề xuất sản phẩm/dịch vụ mà mọi người quan tâm.
- Thứ hai, bạn cần phân tích các chỉ số liên quan đến khách hàng phục vụ cho viết Proposal như: Danh sách các đối tượng liên quan, phân tích đối thủ, cân đối ngân sách.
Chỉ cần bạn lưu ý những vấn đề trên khi viết Proposal sẽ tạo ra được sản phẩm ấn tượng với khách hàng, đối tác của doanh nghiệp.
Tham khảo các mẫu Proposal chuyên nghiệp ở đâu?
Bạn mới viết Proposal muốn tham khảo các mẫu Proposal chuyên nghiệp để học hỏi? JobsGO sẽ gửi đến bạn một số mẫu chuẩn như sau:
Better Proposal
Better Proposals là đơn vị chuyên cung cấp Proposal chất lượng cao, hình thức ấn tượng và độc đáo. Không những vậy, mức phí đầu tư vô cùng hợp lý, chỉ từ 13$/tháng khách hàng đã sở hữu ngay 10 bộ Proposals tuyệt vời. Ngoài ra, nhà phát triển Better Proposals khá hào phóng khi tích hợp thêm nhiều mẫu Template, tính năng đo lường, chữ ký số có sẵn mang đến nhiều lợi ích cho khách hàng.
Proposify
Proposify cũng là một trang web chuyên cung cấp các Proposal mẫu cho khách hàng. Tuy nhiên, so với Better Proposals mức chi phí sở hữu Proposal có phần cao hơn, bới 19$/tháng bạn có thể dùng nhiều mẫu Proposal khác nhau. Nhưng mức phí này cho phép bạn dùng 3 tài khoản khác nhau. Ngoài ra, Proposify có thêm các tính năng đi kèm như: Thông báo, đo lường, chữ ký số.
Qwilr
Qwilr là đơn vị chuyên cung cấp các tài liệu liên quan đến Marketing. Đơn vị tạ điều kiện giúp bạn tiếp cận một hệ sinh thái phong phú bên cạnh các mẫu Proposal. Tuy nhiên, so với Better hay Proposify thì mức chi phí cao hơn hẳn, bạn sẽ phải đầu tư 29$/tháng cho 3 tài khoản.
Như vậy, qua những thông tin chia sẻ trong bài viết trên không chỉ giúp bạn giải đáp được thắc mắc “Proposal là gì” mà còn cung cấp rất nhiều kiến thức bổ ích. Hy vọng nó sẽ giúp bạn biết cách viết và tạo ra một Proposal ấn tượng và thành công.
