Viết Email Xin Nghỉ Phép: 8 Mẫu Email Cho Mọi Tình Huống

Viết email xin nghỉ phép thế nào để dễ dàng được cấp trên chấp thuận? Có một số bí quyết mà bạn nên áp dụng để email xin nghỉ trở nên thuyết phục hơn. Hãy cùng JobsGO tìm hiểu ngay nào!

1. Cách Viết Mail Xin Nghỉ Phép

Học cách viết email xin nghỉ phép

Việc gửi mail xin nghỉ phép lên cấp trên là điều mà bạn vẫn thường làm. Nhưng để có một email hoàn chỉnh để làm vừa lòng sếp thì đó là điều không dễ dàng. Sau đây là chi tiết cách viết email xin nghỉ phép hiệu quả mà bạn cần biết:

1.1. Tiêu Đề Email Xin Nghỉ Phép

Tiêu đề phải được viết một ngắn gọn, trực tiếp, không dài dòng, lan man. Trong tiêu đề bạn phải nêu rõ mục đích và ngày tháng liên quan đến yêu cầu của bạn.

Ví dụ: Nguyễn Văn A – Bộ phận Marketing – Xin nghỉ phép ngày 25/03/2024

1.2. Phần Mở Đầu

Trong phần này, bạn cần đề cập trực tiếp tới người hoặc bộ phận nhận email và chịu trách nhiệm duyệt thông tin xin nghỉ phép của bạn.

Hãy bắt đầu với cấu trúc: “Kính gửi: [Người hoặc bộ phận nhận email]” hoặc “Dear Ms/Mr/Mrs…”.

Việc bạn cần làm tiếp theo là giới thiệu bản thân với các thông tin cơ bản như họ tên, bộ phận bạn đang làm việc.

Ví dụ:

  • Dear Mr.Quân,

Hoặc:

  • Kính gửi: Anh Trần Mạnh Quân – Trưởng phòng Marketing, công ty XYZ,

Tôi là Mai, nhân viên Content Creator, thuộc bộ phận Marketing.

1.3. Phần Thân Email

Đây là phần nội dung quan trọng nhất khi viết email xin nghỉ phép. Trong phần này, bạn cần cung cấp một cách ngắn gọn, nhưng đầy đủ các thông tin sau:

  • Thời gian xin nghỉ phép: Bạn hãy ghi rõ ngày tháng nghỉ phép từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu? Nghỉ bao nhiêu này?
  • Lý do xin nghỉ: Đây là nội dung đặc biệt quan trọng và quyết định đến việc bạn có được nghỉ hay không. Một email xin nghỉ phép sẽ dễ được chấp thuận hơn nếu bạn nêu một lý do rõ ràng, cụ thể, hợp lý.
  • Công việc bạn đang làm và công việc cần bàn giao cho thành viên khác trong nhóm để được hỗ trợ: Bạn cần liệt kê những công việc bạn đang chịu trách nhiệm và tình trạng của từng đầu việc. Bạn nên cố gắng hoàn thành nhiệm vụ được giao trước khi nghỉ phép. Trong trường hợp bạn không thể hoàn thành công việc, bạn hãy nêu rõ giải pháp mà bạn sẽ áp dụng để không ảnh hưởng tới tiến độ chung của cả bộ phận (chẳng hạn như vẫn làm trong thời gian nghỉ, nhờ sự hỗ trợ từ thành viên trong nhóm,…).

Ví dụ:

Tôi gửi email này để xin nghỉ phép 2 ngày, từ ngày 25/2/2024 đến hết ngày 26/3/2024 vì lý do sức khỏe.

Trong 2 ngày nghỉ, tôi cần đăng bài mới cho trang Fanpage ABC. Tuy nhiên, do sức khỏe yếu không thể hoàn thành công việc nên tôi đã bàn giao công việc này cho bạn Mai Anh hỗ trợ.

1.4. Cảm Ơn Và Xin Xác Nhận Nghỉ Phép

Trước khi kết thúc email, bạn hãy viết một câu để thể hiện mong muốn được chấp nhận việc nghỉ phép. Đồng thời, bạn cũng hãy gửi lời cảm ơn chân thành tới cấp trên vì đã tạo điều kiện để bạn được “tạm rời xa công việc”.

Ví dụ:

Tôi xin chân thành cảm ơn công ty đã tạo điều kiện cho tôi nghỉ phép. Tôi hứa sẽ quay trở lại làm việc đúng thời gian và không làm ảnh hưởng tới công việc chung của nhóm.

1.5. Đính Kèm Giấy Tờ Liên Quan

Khi bạn xin nghỉ phép với lý do như ốm đau hoặc phải chăm sóc người thân, việc đính kèm giấy tờ liên quan như phiếu khám bệnh, toa thuốc,… là điều cần thiết để chứng minh lý do bạn đưa ra là chính xác và trung thực.

1.6. Chữ Ký

Phần cuối cùng của một email xin nghỉ phép là chữ ký. Mỗi doanh nghiệp sẽ có mẫu chữ ký riêng biệt, nhưng thường bao gồm các thông tin cơ bản như: họ tên, vị trí làm việc, số điện thoại và một số phương thức liên hệ khác (zalo, skype,…). Bạn hãy sử dụng chữ ký theo đúng quy định của công ty để hiện sự chuyên nghiệp của bản thân.

2. Lưu Ý Khi Viết Email Xin Nghỉ Phép

2.1. Nghỉ Phép Theo Đúng Quy Định Của Công Ty

Khi viết email xin nghỉ phép, điều quan trọng nhất là tuân thủ quy định của công ty về việc xin nghỉ. Trước khi gửi email, bạn hãy kiểm tra kỹ các chính sách liên quan đến việc nghỉ phép của công ty để đảm bảo rằng bạn đang thực hiện đúng quy trình.

2.2. Lý Do Nghỉ Phép Phải Chính Đáng

Một điều cần lưu ý khác khi viết email xin nghỉ phép là lý do của bạn phải chính đáng và được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu. Lý do nghỉ phép cần phải được giải thích một cách chân thực, cụ thể để người đọc hiểu và chấp nhận yêu cầu của bạn.

Cần lưu ý gì khi viết email xin nghỉ phép

2.3. Gửi Đơn Xin Nghỉ Phép Sớm

Ngoài ra, bạn cũng nên gửi đơn xin nghỉ phép của mình sớm để đảm bảo rằng nhà quản lý và đồng nghiệp có đủ thời gian để sắp xếp công việc thay thế trong thời gian bạn vắng mặt. Việc gửi đơn xin nghỉ phép sớm cũng thể hiện sự tôn trọng, chuyên nghiệp từ phía bạn đối với công ty và đồng nghiệp.

2.4. Sắp Xếp Người Hỗ Trợ Công Việc

Khi viết email xin nghỉ phép, bạn cần nêu rõ người sẽ hỗ trợ công việc của bạn trong thời gian bạn vắng mặt. Điều này đảm bảo rằng công việc của bạn vẫn được thực hiện một cách hiệu quả và không ảnh hưởng đến tiến độ công việc của công ty.

2.5. Cung Cấp Thông Tin Liên Hệ Khi Nghỉ Phép

Bạn hãy cung cấp thông tin liên hệ trong thời gian bạn nghỉ phép. Điều này giúp cho nhà quản lý hoặc đồng nghiệp có thể liên hệ với bạn nếu cần thiết, hoặc để thông báo về các vấn đề quan trọng trong công việc của bạn.

2.6. Trình Bày Ngắn Gọn, Rõ Ràng

Cuối cùng, khi viết email xin nghỉ phép, bạn hãy trình bày nội dung một cách ngắn gọn và rõ ràng. Mục tiêu khi viết email xin nghỉ phép là truyền đạt thông điệp một cách dễ hiểu và chân thành để được nghỉ như mong muốn. Vì vậy bạn nên tránh sử dụng ngôn ngữ hoa mỹ hoặc câu chữ dài dòng.

3. Mẫu Email Xin Nghỉ Phép Hiệu Quả Nhất

3.1. Viết Email Xin Nghỉ Phép Ngắn Ngày Do Bị Ốm

Kính gửi [Tên cấp trên],

Tôi là [Tên của bạn], nhân viên phòng [Tên phòng ban].

Tôi viết mail này để xin nghỉ phép ngắn ngày từ ngày [Ngày bắt đầu nghỉ] đến ngày [Ngày kết thúc nghỉ].

Tôi xin phép nghỉ phép vì lý do sức khỏe. Tôi đã bị [tên bệnh] từ [ngày bắt đầu bị bệnh], hiện tại sức khỏe vẫn chưa ổn định, cần nghỉ ngơi để điều trị.

Trong thời gian này, bạn [tên đồng nghiệp] sẽ hỗ trợ tôi hoàn thành các công việc:

  • [Liệt kê các công việc cần hỗ trợ]

Tôi xin chân thành cảm ơn [Tên cấp trên] đã tạo điều kiện cho tôi nghỉ phép. Tôi sẽ quay trở lại làm việc vào ngày [Ngày quay trở lại làm việc] và sẽ cố gắng hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Trân trọng,

[Chữ ký của bạn]

3.2. Mẫu Mail Xin Nghỉ Phép Để Chăm Sóc Người Thân Bị Bệnh

Kính gửi [Tên cấp trên],

Tôi là [Tên của bạn], nhân viên phòng [Tên phòng ban].

Tôi viết mail này để xin nghỉ phép [Số ngày nghỉ], từ ngày [Ngày bắt đầu nghỉ] đến ngày [Ngày kết thúc nghỉ]

Tôi xin phép nghỉ phép để chăm sóc người thân bị bệnh nặng tại quê nhà. Tôi rất tiếc vì sự bất tiện này và mong ông/bà thông cảm cho hoàn cảnh của tôi.

Trong thời gian nghỉ phép, tôi vẫn sẽ kiểm tra và thực hiện các công việc cần thiết trong khoảng thời gian [Thời gian có thể làm việc online] hàng ngày. Ngoài ra, bạn [tên đồng nghiệp hỗ trợ công việc] sẽ hỗ trợ tôi hoàn thành một số công việc:

  • [Liệt kê các công việc cần hỗ trợ]

Tôi xin chân thành cảm ơn [Tên cấp trên] đã tạo điều kiện cho tôi nghỉ phép. Trong thời gian tôi nghỉ phép, Anh/Chị có thể liên hệ với tôi theo các hình thức:

[SĐT liên hệ] [Zalo liên hệ] [Địa chỉ nơi nghỉ phép]

Trân trọng,

[Chữ ký của bạn]

3.3. Mẫu Email Xin Nghỉ Phép Để Tổ Chức Đám Cưới

Kính gửi [Tên quản lý],

Tôi là [Tên của bạn], nhân viên bộ phận [Tên bộ phận] của công ty.

Tôi viết mail này để xin nghỉ phép 3 ngày, từ ngày [Ngày bắt đầu] đến ngày [Ngày kết thúc] vì tôi sẽ tổ chức hôn lễ trong thời gian này.

Đây là một sự kiện quan trọng đối với tôi và gia đình, nên tôi rất mong anh/chị, cũng như công ty tạo điều kiện cho tôi được nghỉ phép theo nguyện vọng.

Trong thời gian nghỉ phép, tôi đã sắp xếp và bàn giao các công việc cần thiết cho bạn [Tên người thay thế]. Tôi cũng sẽ cố gắng giữ liên lạc qua email hoặc điện thoại nếu có vấn đề gấp cần giải quyết.

Tôi xin chân thành cảm ơn anh/chị và công ty đã luôn quan tâm và hỗ trợ tôi trong công việc. Tôi hy vọng sẽ trở lại làm việc sớm nhất có thể sau khi hoàn thành việc gia đình.

Trân trọng,

[Chữ ký của bạn]

3.4. Viết Email Xin Nghỉ Phép Không Lương

Kính gửi [Tên cấp trên],

Tôi là [Tên của bạn], nhân viên [Vị trí công việc] của công ty.

Tôi xin phép được nghỉ không lương từ ngày [Ngày bắt đầu nghỉ] đến ngày [Ngày kết thúc nghỉ].

Lý do tôi xin nghỉ phép không lương là do [lý do]. Tôi hiểu rằng đây là thời điểm bận rộn của công ty, nhưng tôi mong quý Ban Giám đốc thông cảm và tạo điều kiện cho tôi.

Tôi đã bàn giao công việc cho đồng nghiệp [Tên đồng nghiệp] trong suốt thời gian tạm nghỉ. Các công việc được bàn giao là:

  • [Liệt kê các công việc bàn giao].

Tôi cam kết sẽ trở lại làm việc sau khi hết thời gian nghỉ. Nếu không tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước quý công ty.

Kính mong công ty xem xét và chấp thuận. Tôi xin chân thành cảm ơn!

Trân trọng,

[Chữ ký của bạn]

3.5. Mẫu Mail Xin Nghỉ Phép Không Lương Vì Đi Học

Kính gửi [Tên người nhận],

Tôi viết email này để xin nghỉ phép không lương từ ngày [Ngày bắt đầu] đến ngày [Ngày kết thúc].

Lý do là tôi muốn tham gia một khóa học kéo dài trong thời gian này để nâng cao kỹ năng chuyên môn của mình. Tôi tin rằng việc này sẽ giúp tôi phát triển bản thân và đóng góp nhiều hơn cho công ty sau khi tôi trở lại.

Tôi sẽ cố gắng hoàn thành mọi công việc cần thiết trước khi nghỉ và sẽ sẵn lòng hỗ trợ từ xa nếu cần.

Rất mong nhận được sự đồng ý từ [Tên cấp trên]. Tôi xin chân thành cảm ơn!

Trân trọng,

[Chữ ký của bạn]

3.6. Mẫu Email Xin Nghỉ Phép Tiếng Anh Do Bị Ốm

Dear [Recipient’s Name],

I hope this email finds you well. I am writing to inform you that I am unable to attend work due to illness and would like to request sick leave effective from [start date] to [end date].

Unfortunately, I have been feeling unwell for the past few days and my condition has not improved. My doctor has advised me to take some time off to rest and recover fully. I will be visiting the doctor again for a follow-up consultation, and I will provide any necessary medical documentation to support my absence.

I have informed my colleagues about my situation and have arranged for them to handle any urgent tasks in my absence. I assure you that I will do my best to ensure that my work responsibilities are covered during this time.

I kindly request your approval for this sick leave request. Please let me know if there are any additional steps I need to take or any further information you require from me.

Thank you for your understanding and support.

Best regards,

[Your Name] [Your Position] [Your Contact Information]

3.7. Viết Email Xin Nghỉ Phép Tiếng Anh Để Chăm Sóc Người Thân Bị Bệnh

Dear [Recipient’s Name],

I hope this message finds you well. I am writing to request a leave of absence from work as I need to care for a sick family member.

Unfortunately, a close family member of mine has fallen ill and requires my immediate attention and care. In light of this situation, I would like to request leave from [start date] to [end date] in order to provide the necessary support and assistance to my family member during their recovery.

I understand the importance of my role at work, and I have already taken steps to ensure that my current tasks are covered during my absence. I have briefed my colleagues on the ongoing projects and delegated responsibilities accordingly to minimize any disruption to our workflow.

I will remain accessible via email during this time and will do my best to handle any urgent matters remotely. Additionally, I am willing to provide any necessary documentation or updates regarding my family member’s condition upon request.

I kindly ask for your understanding and approval of this leave request. Please let me know if there are any further steps I need to take or if there are any questions you may have regarding my absence.

Thank you for your consideration and support during this challenging time.

Best regards,

[Your Name] [Your Position] [Your Contact Information]

3.8. Mẫu Email Xin Nghỉ Phép Tiếng Anh Để Tổ Chức Lễ Cưới

Dear [Recipient’s Name],

I hope this email finds you well. I am writing to request leave from work as I will be getting married.

I am excited to share with you that I will be getting married on [wedding date], and as such, I would like to request leave from [start date] to [end date] to allow for adequate time to prepare for and celebrate this special occasion.

I have taken the necessary steps to ensure that my current tasks are covered during my absence. I have briefed my colleagues on the ongoing projects and have made arrangements for any urgent matters to be addressed in my absence.

I understand the importance of my role at work, and I assure you that I will make every effort to minimize any disruption to our workflow. I will remain accessible via email during this time and will handle any urgent matters remotely.

I kindly ask for your understanding and approval of this leave request. Please let me know if there are any further steps I need to take or if there are any questions you may have regarding my absence.

Thank you for your consideration and support.

Best regards,

[Your Name] [Your Position] [Your Contact Information]

Nếu bạn đang muốn có một vài ngày nghỉ, đừng quên tham khảo các mẫu email và cách viết email xin nghỉ phép mà JobsGO hướng dẫn trên đây nhé. Những bí quyết này sẽ giúp bạn có được ngày nghỉ dễ dàng hơn nhiều đó!

Câu hỏi thường gặp

1. Những Lý Do Xin Nghỉ Phép Nào Dễ Được Chấp Thuận?

Dưới đây là một số lý do nghỉ phép chính đáng và thường được công ty chấp thuận một cách dễ dàng:

  • Bạn bị ốm hoặc người thân trong gia đình đang gặp vấn đề về sức khỏe cần bạn chăm sóc.
  • Sự kiện quan trọng như: tang ma, hiếu hỉ,…
  • Công việc cá nhân quan trọng như cần làm việc với cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm xã hội; cần nghỉ để hoàn thiện giấy tờ,…
  • Tham gia vào các khóa học ngắn ngày, đi thi; những sự kiện này giúp bạn phát triển bản thân, qua đó bạn có thể đóng góp nhiều giá trị hơn cho công ty. Chính vì vậy không có điều gì ngăn cản khiến doanh nghiệp từ chối cho bạn nghỉ với lý do này.

2. Nên Gửi Email Xin Nghỉ Phép Trước Mấy Ngày?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *