5/5 – (1 vote)
Bạn đang đọc: Ma trận việc làm – Quản lý thời gian theo cách của Tổng thống Mỹ
Đại thi hào Victor Hugo có một câu nói rất hay rằng “Cuộc đời đã ngắn ngủi như vậy, mà chúng ta còn rút ngắn nó thêm khi bất cẩn lãng phí thời gian”. Quả thực nếu bạn đang để thời gian trôi qua vô ích mỗi ngày, thì đó chính là việc làm ngu ngốc nhất.
Tiền bạc tiêu hết rồi lại kiếm, nhưng thời gian đã trôi đi sẽ không bao giờ lấy lại được. Hãy tưởng tượng bạn có một tài khoản ngân hàng, mỗi ngày ngân hàng cấp vào tài khoản cho bạn 1440$ để bạn toàn quyền sử dụng. Bạn sử dụng bao nhiêu là tùy ở bạn nhưng đến mỗi cuối ngày tài khoản lại đóng lại và bạn không thể chuyển số tiền đó sang ngày hôm sau. Vậy nếu mỗi phút giây cuộc sống đáng giá bằng tiền thì hãy thử tính xem bạn đang đốt bao nhiêu tiền?
Giả sử mỗi ngày bạn dành thời gian cho việc lướt Facebook: 2 tiếng
Ngủ nướng: 1 tiếng
Chơi game: 2 tiếng
Xem phim: 1,5 tiếng
Như vậy, 1 ngày: lãng phí 6.5 tiếng
1 năm: 6.5 x 365 = 2372.5 giờ = 99 ngày
4 năm Đại học: 99 x 4 = 396 ngày = 1 năm 1 tháng tương đương với hơn 140.000$.
Thay vì phí phạm thời gian quý giá cho những việc làm vô bổ, hãy sử dụng nó có ích hơn bằng cách lập kế hoạch để quản lý thời gian ngay từ bây giờ.
Một trong những phương pháp quản lý thời gian vô cùng hiệu quả bạn có thể áp dụng là Ma trận Eisenhower.
Eisenhower là tên vị thống đời thứ 34 của nước Mỹ. Ông là người sáng tạo ra phương pháp này và đã sử dụng rất hiệu quả với lịch làm việc bận rộn của mình. Bạn có thể áp dụng nó để lên kế hoạch cho những việc làm hàng ngày, hàng tháng và cho các mục tiêu dài hạn theo đơn vị năm.
Tìm hiểu thêm: Quy trình tạm ứng – thanh toán tạm ứng công tác phí cho nhân viên
>>>>>Xem thêm: Onsite là gì? Những điều dân IT cần lưu ý khi làm onsite
Về cơ bản, ma trận Eisenhower gồm có 4 phần:
P1: Việc quan trọng và khẩn cấp
P2: Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
P3: Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp
P4: Việc không quan trọng và không khẩn cấp
Để lập được ma trận Eisenhower, bạn phải trả lời được hai câu hỏi:
– Việc làm đó có quan trọng không?
– Việc làm đó có khẩn cấp không?
P1: Việc quan trọng và khẩn cấp
Là những việc bạn phải làm ngay, thường có 2 loại được xếp vào nhóm này:
Xảy ra không đoán trước được: Một cuộc họp bất ngờ, một công việc phát sinh.
Do trì hoãn, không chuẩn bị để tới sát hạn chót mới làm: Soạn bài thuyết trình, ôn thi sát ngày thi…
Trường hợp những công việc thuộc loại hai, bạn có thể giảm thiểu bằng cách chuyển sang việc P2, tốt nhất đừng nên trì hoãn.
Với những việc làm thuộc nhóm P1, bạn cần dành từ 15-20% quỹ thời gian để hoàn thành.
P2: Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
Nhóm này là những việc quan trọng, bạn cần nhiều thời gian để hoàn thành để tích lũy được những giá trị mong muốn. Cần đầu tư 60 đến 65% quỹ thời gian của bạn cho những việc này.
Ví dụ: Tập thể dục, học một kỹ năng mới, ôn thi từ đầu kỳ…
Nếu bạn đang làm việc P2 nhưng có việc P1 xuất hiện, hãy hoàn thành việc P1. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1 hãy chắc chắn bạn hoàn thành việc P2. Đừng để sang ngày hôm sau!
P3: Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp
Những việc này không giúp bạn tiến gần mục tiêu thêm được bước nào. nhưng chúng lại khẩn cấp, bạn khó mà sắp xếp hay kiểm soát được.
Ví dụ như một người bạn nhờ giúp đỡ, sếp giao cho bạn một việc không thuộc trách nhiệm của bạn…
Hãy tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt và chỉ nên dành 10-15% trong quỹ thời gian của bạn.
P4 – Không quan trọng, không khẩn cấp
Những việc làm lãng phí thời gian ở trên như lướt Facebook, xem phim, giải trí…bạn nên bỏ qua hoặc chỉ dành dưới 5% quỹ thời gian cho chúng.
Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi bản thân những câu như: Xem bộ phim này có giúp gì được cho tôi trong việc chinh phục mục tiêu không? Chơi game này có giúp tôi học giỏi không? Tôi còn việc gì quan trọng cần hoàn thành không?
Người lười biếng luôn đưa ra lý do để biện hộ cho mình, kẻ thất bại không bao giờ dám thay đổi bản thân. Tôi thì nghĩ rằng, trong mỗi người đều tồn tại năng lực tiềm ẩn, chỉ có điều chúng ta chưa sẵn sàng đánh thức nó mà thôi!
